Les réunions de revue servent-elles uniquement à lire ses mails et  à mettre à jour son profil Facebook ?

Nous avions vu, il y a quelques semaines, comment organiser une réunion. Nous allons détailler aujourd’hui comment animer une réunion un peu particulière : la réunion que j’appelle “réunion de revue”. Ces réunions périodiques (semaine, mois…) se déroule traditionnellement par une présentation des résultats, des indicateurs de différents services puis on effectue un tour de table pour présenter les projets et problématiques de chaque service.

Sachez en préambule qu’une réunion d’1h est un maximum. Un sondage réalisé par l’Ifop cette année montre qu’en moyenne un cadre ne reste concentré que 52 minutes en réunion. Soyez court, concis et faîtes en sorte que vos collaborateurs le soient aussi. Pour cela, cadrez la réunion.

Présentation des résultats

  Posez-vous la question : Pourquoi présenter les résultats en détails de chaque service ?

Un simple mail récapitulatif avant la réunion peut très bien faire l’affaire. Passez 15 minutes à détailler les résultats de chaque service et vous verrez les participants sortir leur téléphone ou PC portable pour consulter leurs mails voire leur page Facebook…. Les personnes intéressées par les résultats en auront déjà pris connaissance au travers de votre mail avant la réunion.

Vous aborderez ainsi le ou les quelques résultats/indicateurs que vous voulez mettre en exergue  pour passer un message.

Dans tous les cas, cette partie de la réunion doit être la plus conscise possible pour que vos messages soit compris et marquants.

Tour de table : dans quel but ?

 Communiquer les projets des services

    Pour assurer une cohésion entre les services, il est primordial que chacun sache ce que fait l’autre. Un tour de table n’est pas forcément la meilleure solution. En effet, certains participants auront des centaines de choses à dire, essaieront de “vendre” leur service avec passion pendant 2h, d’autres essaieront de parler le moins possible en public et ne feront que (re)présenter leurs résultats.

Si votre objectif est la cohésion entre les services, donnez la parole à un seul service différent à chaque réunion. Celui-ci présente ses actions/projets, victoire, échecs, faits marquants dans un cadre et un délai défini au préalable. Cette présentation (ou son résumé) doit être communiquée à un maximum d’employés de l’entreprise. (Exemple de BlaBlaCar et son BlaBlaTalk).

De plus, à la fin de la présentation, laissez un temps libre pour des questions, remarques. Vous verrez que les idées fusent…. Certains projets mal engagés peuvent trouver un second souffle grâce à la participation d’un service que l’on pensait non-concerné ou de quelqu’un confronté à une difficulté analogue.

Répondre aux problématiques

    Il est souvent très peu productif d’exposer et de tenter de répondre à des problématiques lors de ce type de réunions. Si la problématique implique plusieurs services, à la place des réunions, préférez créer des groupes de travail. La sémantique est capitale : dans l’esprit de certains collaborateurs le terme “réunion” induit une attitude passive, de spectateur de ce qui va se dire. Le terme “groupe de travail” induit une attitude proactive avec une obligation de résultats et qui ne met en action que les personnes concernées.

Il existe des problématiques récurrentes, qu’il faut aborder chaque semaine / mois. Par exemple :

–  réclamations clients : traitées par commerciaux, responsables industriels, qualité…

–  relances impayés : traités par commerciaux, comptabilité….

Dans ce cas, donner à chacun l’autorisation d’aborder un nombre limité de points afin que chacun priorise ses demandes. Si la solution est rapidement trouvée, c’est tant mieux; si la problématique est complexe, créer un groupe de travail ou réunissez-vous plus tard avec de nouveaux éléments qui pourront faire avancer les choses.

Pour conclure

    Vous l’aurait compris, animer une réunion de revue intéressante et productive n’est pas chose aisée. Cela se prépare et vous devez avoir en tête le but de cette réunion afin de trouver une organisation optimale.

En prenant en compte l’article “organiser une réunion“, nous pourrions résumer une manière de procéder pour organiser une réunion de revue :

– identifier les personnes à impliquer.

– fixer une durée (un début et une fin).

– identifier les indicateurs/résultats à communiquer.

– envoyer un mail avant la réunion qui établit l’ordre du jour et les résultats. 

– Ne pas effectuer une simple lecture de chiffres mais faire un zoom sur un résultat/indicateur spécifique.

– créer de la cohésion efficacement avec 1 présentation de service par réunion pas plus.

– Répondre aux problématiques complexes dans des groupes de travail pas en réunion !