La procrastination?    

  Bientôt du passé!

 

Vous avez essayez toutes les applications de gestion de tâches/projets et aucune ne vous satisfait ? Vous repoussez trop souvent à demain, la procrastination est votre meilleure amie? Découvrez ici une méthode pour vous aidez à réaliser tous vos projets. Avec ce nouveau système, vous allez pouvoir manager vos tâches simples et rapides comme les projets de longue haleine.

Profitez maintenant de cette méthode miracle….

 Nombreux sont les utilisateurs de Todo list, c’est donc que ce fonctionnement de gestion des tâches a trouvé son public. Au début de ma carrière et devant mes difficultés d’efficacité, j’ai utilisé ce système. Le gros avantage c’est qu’avec un smartphone, nous avons un accès facile et permanent à nos listes. En effet, de nombreuses applications permettent intelligemment de créer, gérer et organiser nos tâches. Parmi elles, mes préférées furent Todoist et Any.do avec une préférence pour la première.

Pourquoi ai-je abandonné?

De manière pernicieuse, j’en été arrivé à noter des tâches juste pour ressentir la satisfaction de les cocher lors de leur réalisation. Lorsque noter une tâche prend quasiment autant de temps que la réaliser, on perd toute notion d’efficacité. Je me suis naturellement tourné vers la GTD méthode mais j’ai dû rater quelque chose car j’ai trouvé ce système compliqué et je n’ai pas eu la motivation d’investir du temps dans la mise en oeuvre de cette méthode (peut-être parce que j’étais déjà débordé).

Jusque là, j’essayais d’intégrer une méthode d’organisation dans mon quotidien et je me retrouvais à chaque fois à faire l’inverse, c’est-à-dire essayer désespérément d’intégrer mon quotidien à une méthode d’organisation. Désorganiser sa vie pour être organiser ? On marche sur la tête.

J’ai donc créer ma méthode qui colle à mon logiciel d’organisation et mon conseil est de partir de vos expériences passées (todo list, GTD ou autre) pour aboutir à la votre.

 

Ma Méthode

    Pour manager des projets de plusieurs mois comme ma liste de courses, j’utilise Evernote. Ce logiciel n’était pour moi qu’un gestionnaire de notes, de penses-bêtes, d’idées, de sauvegarde de documents (je vous invite à lire Organiser ses documents)…. A force de l’utiliser comme un gestionnaire de post-it numériques, j’ai, sans m’en rendre compte, créer une base de données personnelle et professionnelle. C’est donc naturellement que mon système d’organisation est né sur cet outil. Je vais ainsi vous expliquer comment mon système fonctionne:

1- Créer un carnet de notes intitulé « Todo ».

(Après avoir renié les todo-list voilà qu’elles réaparraissent!) Dans ce carnet de notes, chaque note représente une tâche simple à effectuer. Cela peut être la prise d’un rendez-vous chez le médecin ou la rédaction d’un courrier aux impôts…. Toutes ces choses apparaissent dans le carnet de notes « Todo » car j’étais dans l’incapacité de les faire au moment de la rédaction de la note. Ce ne sont que des tâches que je dois impérativement réaliser. Les tâches/idées intéressantes mais pas vitales pour ma santé ou mon portefeuille vont dans le carnet Inbox et sont traitées (le plus souvent supprimées ou intégrées à mon carnet « Todo ») une fois par semaine via la démarche PMO.

2- Créer une note spéciale.

Dans mon carnet « Todo », je crée une note « Organisation Semaine ». Cette note est découpée en jour de la semaine.Pour chaque jour, j’y inclus les tâches redondantes et rentables, et  au moins un projet long terme par jour.

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    ici, le « point hebdo B » est une tâche qui revient toutes les semaines alors que « objectifs et architecture du site » est un projet évolutif. La plupart des tâches (celles écrites en vert et soulignées) sont des liens vers d’autres notes classées dans des carnets de notes différents (par exemple : le carnet « Projets »).

Les « points hebdos B » et autres « réunions Prod/Maintenance » sont des rdv ou réunions qui renvoient à chaque fois vers une note que je remplis pendant la réunion. Ainsi, la semaine suivante,  j’ai accès facilement aux comptes-rendus et j’ai en plus la possibilité de les envoyer par mail aux participants. Evernote est mon meilleur ami !

3- Faire un bilan hebdomadaire.

Une fois par semaine, il est primordiale de faire un point sur ce qu’on a réalisé ou manqué par excès de procrastination. Ce bilan permet de noter notre efficacité sur la semaine.  J’effectue ce bilan le vendredi en fin de journée, avant de rentrer chez moi. Je sauvegarde le pourcentage de tâches réalisées afin de le garder en tête. L’objectif est que je progresse chaque semaine, c’est un élément important de ma motivation.  Je modifie ensuite la note « Organisation Semaine » en fonction de mes objectifs à venir et ajoute un rappel au lundi matin 08h30 afin de repartir sur de bonnes bases.

Je peux accéder rapidement à toutes ces notes, en ajouter rapidement avec mon smartphone. En effet, Evernote dispose de fonctionnalités intéressantes. Découvrez dans cet autre article comment : Organiser son smartphone.

Conclusion :

Comme évoqué plus haut, cette gestion des tâches fonctionne parfaitement avec mon organisation, elle ne sera donc pas forcément idéale pour vous.Il vous faut trouver votre propre sytème mais en essayant cette méthode, peut-être trouverez-vous quelques idées intéressantes.

Et vous comment gérez-vous vos tâches/projets ?