Nous manipulons des documents papiers ou numériques toute la journée que ce soit au travail ou à la maison. Même en étant bien organisé, archiver tous ces documents en conservant un rangement efficace devient vite compliqué. En effet, suivant l’évolution de nos projets/responsabilités, il faut revoir tout ou partie de son système de classification. Découvrez ici comment résoudre ces difficultés simplement. Evoluez enfin dans un espace aéré et diminuez d’autant votre stress…. 

 Investissements :

– un scanner

– un compte Evernote

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                                                                                  Méthode

    Dans Evernote, créez un carnet de notes « Archives ». Ce carnet de note est un carnet fourre tout. La force d’Evernote est sa fonction de recherche par tag (étiquette).

Peu importe le type de documents, que vous aurez sous les yeux : e-mails ou papiers, factures ou idée en vrac; tout finira à la corbeille….. Voilà comment :

Gestion des e-mails :

   A la création de votre compte, vous est attribuée une adresse mail Evernote. Vous pouvez vous transférer des mails directement à cette adresse afin de les ajouter à uncarnet de note.

    Vous pouvez les traiter différement selon le type de mails.

 Pour ma part, je fonctionne comme suit :

– Le mail concerne un projet en cours qui demande une réflexion dans les jours, semaines ou mois à venir. Je le transfère dans le carnet « Inbox » (lmoncarnet par défaut). Tous les deux jours, je classe ces notes dans mes carnets « Projets », « Archives », « Infos », « Todo » ou « Corbeille »

– Le mail concerne ma facture d’abonnement téléphonique. Il y a peu de chance que j’ai besoin de l’utiliser à l’avenir mais je souhaite la conserver. Dans ce cas, je me transfère le mail sur mon compte Evernote. Avant de l’envoyer, je rajoute des paramètres dans l’objet du mail. Ainsi, en ajoutant @Archives #Téléphone et #Factures, je crée une note dans le carnet de notes « Archives » comportant les tags « Téléphone » et « Factures ». Je pourrai y accéder via la recherche par tag ou la recherche simple en tapant n’importe quel mot présent dans le titre ou le corps de la note.

Petite astuce: j’utilise l’application Cloud Magic pour gérer mes emails sur mon smartphone. Cette application permet de gérer plusieurs comptes mails mais surtout, elle permet en un clic de transférer, classer et tagger un mail dans Evernote.

Gestion des papiers :

Même fonctionnement mais il faut passer par un scanner.

Voilà mon organisation :

– Je reçois un accusé de réception d’un courrier important envoyé à un client: je scanne le courrier; crée une note dans mon carnet « Archives » et ajoute un tag avec le nom du client. Ainsi dans 6 mois, si besoin je le retrouve très facilement via la fonction recherche par Tags.

– On me donne une carte de visite : je la scanne  avec mon smartphone et l’application CamScanner qui s’occupe d’adapter la photo au bon format PDF. Je stocke ce fichier là aussi dans mon carnet « Archives » avec le tag « Contacts ». La fonction recherche d’Evernote permet de retrouver la bonne carte de visite quelque que soit le critère : entreprise, nom, mail….

– Je griffonne une idée. Je me rends compte que pour une fois elle n’est pas si farfelue que ça : je scanne/photographie le papier et vous l’aurez deviné: Evernote ! Celui-ci est capable de rechercher la note à partir d’inscriptions manuscrites donc aucun problème pour retrouver mon idée.

Je ne vais pas vous détailler la totalité de mes utilisations mais ce qu’il faut retenir c’est qu’ainsi, mon bureau est vide. En effet, j’ai accès à l’ensemble de mes documents à partir de mon PC, mon téléphone ou de n’importe quelle connexion internet.

Essayez cette méthode en l’adaptant à vos besoins, à vos carnets de notes. Jettez tous vos papiers inutiles et vous gagnerez de la place. Retrouvez très rapidement tous vos documents  à n’importe quel moment grâce à l’application mobile…… Bref cette méthode a révolutionné ma vie et j’espère qu’elle vous aidera ! Laissez un commentaire pour critiquer, améliorer la méthode. N’hésitez pas à me contacter si vous voulez plus d’informations, je me ferai un plaisir de vous répondre.