« Parfois, il faut savoir perdre du temps pour en gagner. »

    Cette phrase n’a jamais eu autant de sens que pour la gestion des mails. Lire ses mails prend du temps, un bon moyen d’en gagner est d’éviter de recevoir des mails inintéressants. Prenez donc du temps pour configurez votre boîte mails.

1- se désabonner des newsletters.

Vous vous êtes servis de votre adresse de messagerie sur différents sites et vous retrouvez abonnés à toutes sortes de newsletters. Dans chaque mail publicitaire reçu, vous avez tout en bas et en tout petit, un « désabonnez-vous », un « unsubscribe ». Prenez 1 minute en cliquant sur ces liens pour vous désabonnez. Faites ainsi pour chaque newsletter et votre boîte de réception se retrouvera allégée.

2 – filtrer les messages.

Certaines notes au sein de votre entreprise n’ont aucun intérêt pour vous et vous recevez ces informations, reportings de manière régulière. Généralement, l’objet est le même ou comporte un élément propre. La plupart des gestionnaires de mails permettent la création de filtres, de tâches automatisées qui vont vous permettre de les classer directement dans un dossier spécifique. Vous pourrez y accéder ultérieurement au besoin.

3- les échanges inutiles.

Je suis quelqu’un de très poli mais envoyer un mail du type « Merci » ou « OK » ne me viendrait jamais à l’idée!! Pourtant certains n’ont apparemment que ça à faire. A la fin d’un mail dans lequel je demande une action, je rajoute toujours « Merci d’avance ». Ainsi mes collaborateurs ne s’offusqueront pas d’un manque de reconnaissance.

Lorsqu’une personne m’envoie un mail ne contenant que « Merci » ou « OK », je lui demande gentiment de ne plus m’envoyer de tels messages.

Bien sûr, à chaque fois que vous envoyez un mail, assurez-vous que celui-ci contienne une information importante et que les destinataires soient intéressés par celui-ci. Vous risqueriez de vous faire filtrer à votre tout et rediriger vers les spam!