Une personne installée à un poste depuis plusieurs années a emmagasiné de l’expérience, c’est indéniable. La remplacer nécessite de la formation sur les aspects techniques et les “contraintes” administratives de l’entreprise. Il faudra aussi du temps au remplaçant pour se créer un réseau professionnel interne mais aussi auprès des fournisseurs et/ou clients. Bref, ce temps, vous devrez l’investir et tout dépendra de ses capacités d’adaptation, de la rapidité à laquelle il se crée ses habitudes.

Les habitudes : clé de la productivité

Ce qu’on oublie souvent dans la source de productivité d’un collaborateur installé depuis longtemps à son poste est qu’il s’est créé de puissantes habitudes qui lui font gagner un temps précieux par rapport à un petit nouveau. En effet, il a déjà expérimenté différentes méthodes pour aborder sa journée : celles qui fonctionnent et celles qui conduisent à l’impasse voire à l’échec.

On oublie donc que pour maximiser la productivité d’un nouvel embauché, il faut que celui-ci construise sa journée type. Plutôt que d’attendre qu’il la mette en place, inconsciemment, petit à petit, après avoir tâtonné et compris ce qu’on attendait de lui ; faîtes-lui construire après quelques jours ou semaines (suivant la complexité de son poste) sur papier une check-list chronologique à respecter tous les jours.

Très vite (comptez 1 mois), cette manière de procéder réfléchie dans le but d’atteindre un ou plusieurs objectif deviendra une routine, un réflexe. Pour être convaincu de la force des habitudes je vous invite à lire “L’art d’aller à l’essentiel” de Léo Babauta.

Le fait que la construction de la journée type vienne du collaborateur lui-même l’amènera à la faire évoluer, à essayer d’augmenter son efficacité.

Comment construire ses habitudes

L’essentiel est de connaître, expliciter et écrire en gras et souligné le ou les principaux objectifs du collaborateur. Cela peut paraître étrange mais souvent quand on débute dans un poste, les objectifs et responsabilités sont flous. J’en parle en connaissance de cause pour avoir beaucoup rouler ma bosse. Définissez ensemble le but à atteindre, quelle est la raison d’être du poste de votre collaborateur. Une fois en phase, laissez-le construire sa journée type qui doit prendre en compte ses objectifs et les objectifs de l’entreprise.

Mes habitudes

Ce qui est bon pour mes collaborateurs est bon pour moi. Vous imaginez bien que j’ai appliqué cette méthode à mon quotidien. Voici donc mes habitudes que je respecte dans cet ordre précis et sans jamais en déroger :

  • Lire le rapport d’évènements de la veille (mon service tourne 24/24 et 7/7)
  • Cibler une problématique (simple), s’assurer qu’elle soit réglée dans la journée/semaine et qu’elle ne puisse plus se reproduire
  • Analyser les forces en présence fonction du planning de la journée. Re-dispatcher les ressources
  • Boire le café à 8h avec les responsables des différents services (une réunion informelle mais incontournable)
  • Avancer sur mon projet n°1
  • Avancer sur mon projet n°2
  • Avancer sur mon projet n°3
  • Construire l’implication de mes équipes via des actions engageantes

Le fait de systématiquement démarrer tôt (6h) ma journée par les 3 premières étapes permet d’éluder la plupart des impondérables facilement et donc avancer sur mes projets et sur l’épanouissement de mes collaborateurs.