Publié le : 10 février 20218 mins de lecture
Dans les petites entreprises ou les entreprises artisanales, il n’y a généralement pas de transfert de poste. Mais sans une bonne gestion des tâches, des détails décisifs peuvent être perdus rapidement. Le client s’attend à des processus de travail significatifs et fluides, mais il y a souvent un courrier silencieux, aucune communication ou, pour cette raison, des demandes répétées. Il est totalement inattendu que ce type de gestion des tâches fonctionne ? Il est important d’examiner l’ensemble de ce qui constitue un transfert productif dans le flux de travail.
Comment organiser efficacement le transfert en équipe ?
Cette tâche est particulièrement importante pour les entreprises qui travaillent avec un grand nombre de personnel temporaire ou dont les employés sont sur le terrain chez le client. Une meilleure gestion des tâches garantit un déroulement du travail sans heurts et une plus grande satisfaction des clients. Grâce à des structures claires, la gestion des tâches orientées vers le succès et le travail d’équipe entre collègues peuvent être améliorés. Les transferts deviennent plus fluides et le client peut être informé à tout moment de la situation actuelle. Le graphique montrant le processus de changement d’équipe illustre bien cette situation. Toutes les étapes du travail sont communiquées par écrit dès le début, les équipes du matin et du soir peuvent être remplacées.
- Fixez des priorités et gardez la vue d’ensemble
Quelles sont les tâches à venir ? Quels sont les horaires et les consignes à respecter ? Quelles sont les compétences requises ? Si les pièces ne sont pas encore plâtrées, la gestion des tâches sera prioritaire. Le travail ne peut être poursuivi avant le séchage. En attendant, la peinture mélangée prête pour la chambre des enfants n’est pas nécessaire. Les tâches de la journée sont collectées et classées par ordre de priorité.
- Atteignez votre objectif plus rapidement grâce à une gestion efficace du temps
L’étape suivante consiste à examiner le temps que prennent les différentes tâches. Que peut-on faire d’autre dans l’équipe du matin ? Qu’est-ce qui peut être commencé mais pas terminé aujourd’hui ? Est-il judicieux de commencer quand même ? Un mur à moitié plâtré apporte-t-il quelque chose à quelqu’un ? Dans certaines circonstances, il peut être plus utile pour le collègue de commencer une tâche lui-même. Gérer le travail de manière sensée et créer des temps morts. Des processus d’entreprise standardisés aident à maintenir une méthode de travail commune dans l’entreprise et facilitent les transitions.
- Gestion des tâches : courrier silencieux ou plutôt durable ?
La transmission purement verbale de l’information fonctionne essentiellement selon le principe. Le contenu et la quantité des informations changent d’un employé à l’autre. Ils peuvent être oubliés ou interprétés différemment. La capacité de mémoire du cerveau est souvent surestimée. La réussite de la gestion des tâches est garantie lorsque toutes les personnes concernées ont accès à toutes les informations dont elles ont besoin.
Une gestion des tâches réussie vit de structures telles qu’un protocole de transfert qui est toujours le même. Des plans ou des croquis sont également utiles. Ces registres ont un double objectif, d’abord, ils permettent de vérifier si tous les détails ont été pensés pour la remise. Deuxièmement, ils constituent un guide pour les collègues qui suivent. Ici, cela dépend aussi de la connaissance que tous les employés ont les uns des autres. Néanmoins, la gestion des tâches doit toujours être conçue de telle sorte que le collègue favori ne soit pas le seul à pouvoir déchiffrer l’esquisse. En cas d’urgence, il est également facile de prendre en charge la maladie et le retour est réussi grâce à un plan de réintégration.
- La coopération et le travail d’équipe, la clé d’une plus grande efficacité
Les circonstances générales telles que la culture d’entreprise et le climat au sein de la main-d’œuvre sont également d’une grande importance pour un transfert réussi des tâches. Les tensions entre collègues ou la pensée concurrentielle peuvent avoir un effet contre-productif sur la passation. C’est là que le gestionnaire est nécessaire. Ils gardent la vue d’ensemble et améliorent la coopération par une écoute active, offrent un espace de dialogue et d’amélioration. L’équipe doit également discuter des processus et des stations intermédiaires à créer et à gérer.
- Standardisez les processus, créez l’unité
Toute personne qui, après une longue journée sur le chantier, doit encore être informée des autres tâches à accomplir, a besoin de beaucoup de concentration. Cette concentration diminue considérablement à la fin de la journée. La standardisation et la définition des listes et des processus enlèvent beaucoup de potentiel d’erreur et de stress à la gestion des tâches. Chaque processus normalisé garantit que chaque tâche est effectuée de la même manière, quels que soient le temps et la personne. Un transfert en douceur est donc garanti.
Dans la gestion des tâches, la seule chose qui importe est de savoir si toutes les informations ont été clairement enregistrées. Les collègues n’ont plus à passer beaucoup de temps en réunion sur la manière dont les tâches sont traitées. Ou bien ils craignent qu’à la fin de la chaîne du courrier silencieux, ils ne reçoivent que des fragments des instructions de travail. Les détails nécessaires sont enregistrés et rien n’est oublié. La responsabilité du changement d’équipe s’aplanit, les employés peuvent rentrer chez eux plus détendus.
Peu importe comment les transferts sont réglementés dans votre entreprise, l’essentiel est qu’ils le soient. Réfléchissez avec vos employés aux informations qui sont importantes. Si chacun peut voir le déroulement des opérations, les progrès et les prochaines étapes sur la base d’une liste de contrôle préparée conjointement, vous êtes sur la bonne voie.
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Comment cela peut-il être plus facile ?
Il existe des programmes utiles pour gérer efficacement un changement d’équipe ou un transfert de travail. Des outils tels que les logiciels de CRM, par exemple, garantissent des processus normalisés. Pour les petites entreprises artisanales, il peut être intéressant d’utiliser les applications d’un fournisseur de services dans le nuage. De cette manière, les coûts du matériel et des logiciels sont économisés. De plus, vous évitez les coûts et travaillez avec un serveur interne, des installations diverses et des mises à jour constantes.
Des carnets de quart électroniques ainsi que des logiciels similaires à Outlook de Microsoft, permettent de créer des tâches par écrit. En outre, les informations importantes peuvent être enregistrées et l’ensemble de la tâche peut être confié à l’employé approprié. Certains logiciels de CRM fonctionnent également sur les Smartphones et les tablettes. C’est particulièrement intéressant pour les entreprises qui travaillent beaucoup sur le terrain. Une gestion coordonnée des tâches avec comparaison et échange de tâches et d’informations est facilement possible.
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Assez avec le courrier silencieux
La restructuration, mais aussi la normalisation, peuvent contribuer à un travail plus efficace. Une communication et une répartition des tâches claires garantissent le bon déroulement des processus. Si les employés sont impliqués dans l’introduction d’une gestion structurée des tâches, l’acceptation et donc la qualité du transfert augmentent. Dès que la documentation est devenue une routine, la fin de la journée est plus rapide et plus détendue.