L’email est un incontournable de notre quotidien professionnel. Il permet de communiquer simplement et surtout constamment avec ses fournisseurs, patrons, collègues et collaborateurs. Bien utilisé, il peut être source de productivité mais la plupart du temps, on use et abuse de cet outil au détriment de notre efficacité et des relations humaines.

Beaucoup d’entre nous croulent sous une boîte de réception pleine à craquer. Rien que le fait d’ouvrir Outlook vous donne des sueurs froides ? Il faut impérativement limiter vos consultations de messages ou vous ne finirez par ne faire plus que ça de vos journées (à lire : limiter le nombre de mails). Découvrez aujourd’hui comment écrire un mail professionnel et efficace.

 

Etre concis et clair

Rien n’est plus pénible que de lire un email de 50 lignes qui pourrait se reformuler en une phrase. Professionnel ne veut pas dire utiliser des mots savants, une syntaxe alambiquée et de décliner l’éventail des synonymes pour une idée simple. Allez droit au but : sujet-verbe-complément. Un email qui se lit vite et qui se comprend bien fait gagner du temps à tout le monde, à vous mais aussi à vos lecteurs qui pourront vous répondre aussi simplement. Un échange fluide et simple est gage d’efficacité.

 

 

Le ton choisi n’est pas forcément celui perçu

Attention aux remarques négatives par email. En effet, l’écrit peut parfois paraître beaucoup plus violent que l’oral. Ainsi, lorsque l’on emploie un ton neutre, il peut être perçu comme agressif. Avouez-le, cela vous est déjà arrivé en tant que lecteur… Alors, soyez prudent quand vous écrivez un mail.

Si vous avez des remarques à faire à un collaborateur, privilégiez le face-à-face ou au pire le téléphone. Cela donne un côté plus humain.

Si vous voulez sanctionner par écrit, n’utilisez pas l’email. Recevez la personne, abordez les faits, ce que vous attendez à l’avenir et donnez-lui l’écrit en main propre.

 

Se relire avant de cliquer sur envoyer

Trop de personnes oublient de se relire. Cela se voit immédiatement. Rien n’est pire que de se tromper de nom, d’oublier la pièce jointe, de faire un copier-coller malheureux ou des fautes dignes du cours préparatoire. Une seule solution pour éviter cela : Se relire ! Plus vous serez concis et claire (1er paragraphe) et moins cela vous prendra de temps.

Pour rappel, un email doit au moins comporter :

– un objet en lien avec le sujet de votre communication.

– ce que vous attendez. Explicitez qui fait quoi et en quels délais.

– précisez sous quelle forme vous attendez un retour si différent d’un email (téléphone, réunion…)

– une formule de politesse à la fin

– votre prénom et/ou votre nom et téléphone

 

Il n’y a pas que l’email dans la vie !

Si au bout de 2 échanges (4 emails en tout), le sujet nécessite encore des précisions, c’est que le format email n’est pas adapté. Joignez votre interlocuteur par téléphone, convenez d’un rendez-vous ou organisez une réunion… mais stoppez d’échanger des emails au risque de ne jamais avancer réellement. Gardez en tête que l’email n’est pas votre seul et unique moyen de communication, pensez à changer de format au besoin. Là encore, c’est plus humain et surtout plus productif !

 

 

Comme nous venons de le voir il est impératif de savoir envoyer un email correct.

Pour ma part, je n’utilise l’email que pour des sujets qui ne sont pas urgents car j’imagine que mes interlocuteurs sont comme moi : je ne consulte ma boîte de réception qu’une fois dans la journée !

Sachez aussi que certaines entreprises comme IBM interdisent l’usage de mails un jour par semaine (le vendredi en l’occurrence).