Parvenir à l’optimisation des processus – concrètement !

Publié le : 10 février 20219 mins de lecture

L’optimisation des processus est un mot fréquemment utilisé dans notre conseil. Pour beaucoup d’entrepreneurs, des processus opérationnels qui se déroulent sans heurts et efficacement ne sont pas une tâche structurée. Des meilleurs processus commerciaux à atteindre dans l’entreprise sont l’objectif du Business Processus Management (BPM). Et en quoi cela est-il meilleur ?

L’optimisation des processus organise les procédures

Que ce soit au bureau, dans la production ou dans le secteur des services d’une entreprise : l’optimisation des processus n’est généralement qu’une question de temps et doit permettre de remplir les caisses tout en accroissant l’efficacité. C’est pourquoi les mots clés typiques pour l’optimisation des processus sont souvent utilisés dans un contexte similaire lors des réunions de stratégie. Ces termes sont utilisés pour formuler précisément les objectifs à atteindre avec la BPM.

Que requiert l’optimisation des processus ?

Personnellement, on ne trouve pas ces formulations assez concrètes pour le BPM. Pour savoir quel objectif on veut atteindre avec la BPM, on doit attaquer à des problèmes concrets et à des solutions possibles. Il ne suffit pas de présenter quelques mots clés de BPM sur des feuilles. La gestion des processus d’entreprise ne peut être justifiée et les gestionnaires ne peuvent être convaincus. De plus, les clients ne sont pas conquis par un projet BPM de cette manière.

Comment mettre en œuvre le plan d’optimisation des processus ?

Si on aborde spécifiquement les problèmes de processus et qu’on précise comment les objectifs sont atteints en mettant en œuvre certaines solutions, cela devient plus clair. Il ne suffit pas de dire : nous devons devenir plus efficaces, et si nous devons mieux utiliser les logiciels et les équipements techniques pour justifier les coûts, c’est la première partie de la déclaration. Si on mentionne qu’en utilisant la technologie de manière plus intensive, nous avons moins de temps d’arrêt dans la production et nous pouvons livrer plus rapidement, à l’optimisation.

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Le BPM en pratique

Comme on s’occupe intensivement de processus, comme la gestion des documents et la gestion de l’information, on voudra présenter un exemple simple.

Gestion des documents et optimisation des processus

Dans les entreprises où les processus sont effectués sur support papier, on estime qu’en moyenne chaque employé passe 50 % de son temps de travail à rechercher des documents. Il y a même des déclarations selon lesquelles les coûts de traitement peuvent atteindre 70 euros par document papier. Passons en revue l’exemple. L’utilisation d’un système de gestion des documents permet d’économiser des coûts considérables, certainement pas de 70 euros à 0 euro. Les temps de recherche peuvent être réduits. Le traitement est plus rapide.

Toutes les duplications possibles (impression, copie) pour la distribution ultérieure de documents papier peuvent être réduites à presque zéro. Il est possible pour différents employés de travailler sur un même processus en même temps et dans différents lieux. De nombreuses autres informations liées au processus actuel peuvent être facilement reliées. Il est très facile de suivre l’état d’avancement du traitement à tout moment. Les processus décisionnels sont raccourcis, car les informations nécessaires sont immédiatement disponibles dans le système de gestion des documents.

Comptabilité de la gestion des documents numériques

La recherche, l’édition, la validation et le traitement des transactions commerciales sont des processus quotidiens dans une entreprise. Vous souhaitez accélérer le traitement et rendre les processus commerciaux plus rentables et moins gourmands en ressources ? L’introduction d’un logiciel de gestion de documents est un bon moyen d’accroître l’efficacité. Cela inclut des méthodes telles que le Lean Management et surtout le Kaizen, qui fournissent des informations claires sur le traitement et le lieu de stockage pour une amélioration continue.

En même temps, les technologies sont utilisées pour optimiser les processus commerciaux. Cela nous place en plein dans l’aventure du Business Processus Management. Nous avons toutes les chances d’aider le BPM dans l’entreprise à réussir en résolvant les problèmes. L’introduction réussie d’un logiciel de gestion de documents dans l’entreprise aide le BPM de cette entreprise à se structurer et à réussir.

BPM ou le Business Processus Management a besoin de succès pour s’établir et s’affirmer. Si vous améliorez un processus isolé, tel que le courrier entrant, vous pourrez peut-être réussir. L’optimisation des processus pour améliorer fondamentalement les processus d’entreprise nécessite une analyse et davantage de méthodologie.

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Introduire le BPM

On peut constater que l’introduction du BPM trouve souvent son chemin dans l’entreprise comme une décision stratégique. La gestion des processus d’entreprise n’est pas considérée comme une possibilité de vision globale et d’amélioration des processus d’entreprise dans l’entreprise.

Optimisation des processus dans leur ensemble plutôt que par morceaux

La discussion sur l’introduction, notamment en ce qui concerne la vue d’ensemble des processus d’entreprise et leur alignement sur les objectifs de l’entreprise, s’essouffle sans cesse. Il est rapidement établi que la gestion des processus d’entreprise doit être liée à une cause spécifique. Souvent, la direction a déjà en tête certains processus qui devraient être optimisés par le soutien d’une technologie. Dans ce cas, la direction a généralement à l’esprit certains résultats d’optimisation afin d’exécuter les processus d’entreprise de manière plus rentable.

Le soutien des processus par une technologie est particulièrement judicieux pour les processus comportant de grandes quantités à traiter et de nombreuses activités d’inspection manuelles. Si le processus commercial est déjà optimisé à l’avance grâce à la production allégée, c’est d’autant plus facile.

Optimisation des processus avec une méthode de gestion améliorée

L’optimisation des processus d’entreprise liés aux documents est au centre des préoccupations. Si vous souhaitez utiliser une solution de gestion de documents, c’est-à-dire un logiciel, il y a toujours une raison concrète de le faire. Dans le cadre de ces projets de mise en œuvre, il s’agit « toujours » de modifier les processus de gestion. Actuellement, un processus essentiel est omniprésent : le traitement des factures entrantes.

Il s’agit de numériser les processus commerciaux, par exemple les factures imprimées. Les données importantes pour la vérification (techniques et mathématiques) doivent être lues et rendues accessibles dans les étapes suivantes du processus. L’évaluation, le transfert, la cartographie du principe de double contrôle, le respect des limites de valeur sont des étapes importantes. Enfin, les factures doivent être transmises aux bons endroits (personnes) de l’entreprise pour approbation. Idéalement, toutes les données collectées au cours du processus sont ensuite automatiquement transférées vers la solution ERP de l’entreprise et affichées. La protection des données sensibles des clients est toujours prioritaire.

Effets de l’optimisation des processus

Lorsque vous mettez en œuvre de telles solutions, les processus dans l’entreprise changent radicalement. Ces solutions obligent à traiter intensivement le BPM. Et cela doit être fait à l’avance, si les besoins sont enregistrés et que les nouveaux processus opérationnels sont conçus. Si cela n’est pas fait, une telle entreprise mènera inévitablement à la ruine et échouera. La direction doit être consciente que chaque processus dans les services va changer. Les dirigeants, les employés et les clients doivent s’habituer aux nouveaux processus et en même temps faire confiance à la nouvelle technologie. Cela demande du temps, de la compréhension et ce qui est absolument essentiel pour le succès, l’implication précoce des personnes concernées dans le processus de changement. C’est la seule façon pour ces personnes d’apporter leurs idées et leurs visions à la nouvelle solution et de soutenir le projet et l’optimisation du processus. Une formation méthodique s’inscrit dans l’optimisation du processus, car des procédures standardisées permettent d’uniformiser les méthodes d’enseignement.

Réflexions finales sur l’optimisation des processus

Il ne s’agit en aucun cas de la technologie utilisée, mais de ce que les gens de l’entreprise en font. Le changement des processus importants de l’entreprise est toujours un miroir de la culture d’entreprise. Des employés motivés travaillent dur pour que l’optimisation des processus puisse fonctionner. La peur des erreurs indique un déséquilibre. L’optimisation des processus comporte toujours plusieurs éléments dans son exécution. Les méthodes ne peuvent porter leurs fruits que si la culture de l’erreur dans l’entreprise est bonne, sinon, certains employés se réfugieront dans le déni ou cacheront leurs problèmes.

Les succès pratiques et démontrables constituent la base de la pénétration au sein de l’entreprise. L’optimisation des processus apporte des résultats durables et augmente l’efficacité grâce à l’analyse, à des méthodes bien pensées et à un travail commun. C’est pourquoi nous travaillons constamment à l’optimisation de nos propres processus au sein de toute l’équipe.