Publié le : 06 mars 20186 mins de lecture
Vous êtes débordés, fatigués de devoir tout gérer. L’entreprise/service repose sur vos épaules et cette situation vous épuise.Tiendrez-vous encore longtemps à ce rythme ? Avez-vous envisager que vous seul êtes responsable de cette situation?
La délégation vous permettra de sortir la tête de l’eau. Découvrez ici pourquoi déléguer est capital pour vous mais surtout pour l’entreprise. Aprrenez à réussir en équipe !
La relation manager/collaborateur est souvent très étrange en France. En effet, on attend de son responsable qu’il soit capable de tout faire, tout mieux décider que tout le monde.
Voilà ce que répondraient la plupart de vos collaborateurs si vous les interrogiez sur les qualités du parfait manager:
– « travaille de manière intensive pendant 12h par jour ».
– « est indispensable ».
– « s’impose comme un véritable leader ».
Je partage la vision des pays anglo-saxons qui considèrent ces points comme des faiblesses. En effet :
1) Travailler de manière intensive pendant 12h par jour est un signe d’inefficacité, de désorganisation => le manager n’a pas le niveau pour le poste qu’il occupe
2) être indispensable se traduit par une non-transmission du savoir. Le niveau des collaborateurs va stagner, ceux-ci vont s’ennuyer et donc perdre en motivation.
3) imposer son leadership ou autorité naturelle, implique que le manager décide seul. Ses collaborateurs sont invités à se taire ou lorsqu’ils doivent s’exprimer, tiennent un discours policé, stéréotypé qui convient aux attentes de leur responsable. Un collaborateur doit pouvoir être critique sur le fonctionnement de l’entreprise quelque soit son niveau hiérarchique. Il faut lui offrir un autre canal d’expression que les représentants syndicaux.
Placez plusieurs managers avec ces 3 « qualités » et vous construisez une entreprise qui stagne et est sujette aux mouvements sociaux.
Cette longue introduction était nécessaire pour vous montrer que l’intérêt premier de la délégation n’est pas de se dégager du temps libre mais d’instaurer et maintenir un bon climat social et une démarche d’amélioration continue. Les gains en efficacité de son équipe sont alors proportionnels à la faculté du manager à déléguer intelligemment.
« Déléguer très bien mais comment? »
1- Choisir une tâche et un collaborateur.
La démarche PMO permet de déléguer une partie des tâches qui surviennent dans notre quotidien (qu’elles soient récurrentes ou non). Pourtant, la délégation étant aussi un outil de motivation, il faut impérativement déléguer des tâches intéressantes. Il faut savoir être généreux !
Pour ce faire, répartissez les tâches/responsabilités suivants les points forts de vos collaborateurs et vous. Le but est que votre équipe soit la plus productive possible.
Lorsque vous souhaitez développer un potentiel chez un de vos collaborateur, vous pouvez lui confiez des missions qui lui permettront d’évoluer dans un domaine spécifique. Attention, agir ainsi nécessite un fort accompagnement de votre part et donc investir du temps.
2 – Confier une tâche.
Etape cruciale à ne surtout pas négliger. La tâche doit être clairement définie et cadrée. La personne responsable de sa réalisation doit être explicitement nommée. Les formules « il faudrait que », « on devrait » sont à bannir.
Lorsque qu’on confie une tâche à un collaborateur, il faut s’assurer que celui-ci puisse répondre à ces questions :
– Qu’attend-on de moi?
– Quels sont les délais accordés?
– Quels moyens sont mis à ma disposition ?
– Quels sont les enjeux ?
Si le collaborateur est capable de répondre à cette dernière question, il passe de simple exécutant d’une tâche à responsable d’une mission. Sa motivation ainsi accrue, la qualité de son travail ne pourra être que meilleure. Pour se faire, placez la tâche dans le contexte global de l’entreprise, communiquez sur les gains attendus….
3- Accompagner la réalisation d’une tâche
Une fois la tâche correctement confiée, il vous faut accompagner votre collaborateur jusqu’à ce que sa mission soit accomplie. Le temps investi dépend de votre connaissance du collaborateur, de son autonomie et de ses compétences dans le domaine en question.
Quelques soient l’efficacité de votre collaborateur, il faut faire des points ponctuels et fréquents pour s’assurer que le projet avance dans la bonne direction. A la fin de chaque entretien, le collaborateur doit toujours être capable de répondre aux 4 questions de l’étape précédent.
Pour ma part, je réalise un entretien hebdomadaire avec mes proches collaborateurs. Durant cet entretien j’aborde notamment avec eux les différents projets dont ils ont la responsabilité. Le but est de savoir où ils en sont, échanger sur leurs problématiques. Je réponds alors de nouveau aux 4 questions primordiales de l’étape précédente. Au vu des nouveaux éléments, les réponses à ces questions peuvent être différentes .
4- Effectuer un débriefing
La mission n’est terminée qu’au moment où vous le décider. Il faut le signifier explicitement à votre collaborateur. Votre collaborateur doit connaître votre jugement sur les résultats, les délais et les procédés employés. Si vous l’avez accompagné tout au long de sa mission, il ne sera à aucun moment surpris du debriefing. Dans tous les cas, terminez l’entretien sur des critères positifs qui l’amèneront à se dépasser dans le futur.
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