« L’univers n’est pas susceptible de désordre, nous, si. »

(Albert Sanchez Pinol)

 

Des piles de dossiers sur un bureau, un espace réduit pour travailler, des paquets de feuilles mélangées….. Tout ici est source de stress et d’inefficacité. Vous voulez savoir comment fait votre collègue pour toujours avoir un bureau vide alors qu’il a autant de dossiers à traiter que vous ? C’est simple et rapide, mais cela demande de la rigueur. Vous allez découvrir ici comment parvenir à régler vos problèmes en 5 étapes.

Les 2 photos qui suivent, illustrent le résultat de cette méthode. Commencez par l’appliquer à votre bureau puis vous verrez que vous la déploierez partout : maison, PC, garage, voiture…..

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Découvrez enfin les 5 étapes qui vont changer votre vie :

1. Supprimez l’inutile !

Tout d’abord, munissez-vous d’un gros sac poubelle. Jetez, jetez et jetez encore ce que vous n’utilisez pas ou trop peu souvent. Si vous avez besoin de conserver quelques documents, archivez-les : utilisez des cartons d’archivage et stockez ces cartons hors de votre bureau.

Une autre méthode moins gourmande en surface est d’utiliser ma méthode d’organisation de  documents. A vous de voir mais il ne doit rester dans votre bureau que l’essentiel.

Pour ma part, j’en suis arrivé à jeter un document si je ne l’ai pas utilisé pendant 1 semaine : il n’a rien à faire dans mon bureau. Un petit coup d’Evernote et hop dans ma poubelle !

                               – Au fait, savez-vous comment se dit « supprimer l’inutile » en Japonais ? 

                               – SEIRI  !

2. Rangez !

Une fois qu’il n’y a plus que le strict nécessaire, vous allez organiser votre espace de travail. Pour chaque document, chaque objet, déterminez sa place définitive. « Mon PC va se trouver ici; mon agrafeuse là; mon dossier « En cours » dans ce coin de bureau; mon cahier « Points hebdo » dans ce tiroir….. »

Une petite astuce. Asseyez-vous confortablement dans votre fauteuil en position « travail » et déterminez l’accessibilité des objets/documents en fonction de leur fréquence d’utilisation. Plus un objet est utilisé, plus il doit être accessible.

– Mais comment dit-on « Ranger » en Japonais???

– Je crois qu’on dit : SEITON.

3. Nettoyez ! Faîtes briller votre espace de travail !

 

    Un grand auteur a dit un jour : « Nétwayé, baléyé, astiké, Kaz la toujou penpan »   (Zouk Machine)

    Que l’on pourrait traduire par « Nettoyer, balayer, astiquer, la maison est toujours propre. »

    Une fois que vous avez vidé votre bureau, rangé comme il faut vos objets et documents, il ne vous reste plus qu’à nettoyer votre espace de travail. Faîtes-le régulièrement, ne laissez pas le désordre se réinstaller. Personnellement, en fin de journée, je m’interdis de partir tant que mon bureau n’est pas opérationnel pour le lendemain.

Tout au long de la journée, classez, rangez, archivez dans l’instant. Un objet/document pas à sa place doit maintenant se voir immédiatement alors ne le laissez pas trainer.

– Au fait, les japonais, ils ont un mot pour l’expression « faire briller » ?

– Oui bien sûr, ils emploient le terme : SEISO.

4. Standardisez !

Érigez des règles qui vous permettront de conserver votre espace de travail dans un état irréprochable. Mettez en place des procédures pour éviter le désordre. Plutôt que la transmission de papiers, privilégiez les mails. Utilisez des bannettes pour regrouper des informations selon un thème : vous les traiterez en même temps et gagnerez en productivité….

– si Ford était japonais, comment qualifierait-il son action de standardiser?

–  SEIKETSU. Gros nigaud !

5. Maintenez et évoluez !

Voilà, tout est en place pour être serein au travail. Vous n’avez plus qu’à vous assurez qu’il n’y a pas de dérives dans le temps. Si votre méthode de travail évolue, faites évoluer votre espace en fonction. Ainsi, un poste de travail adapté vous permettra d’être plus productif.

– un synonime japonais?

– oui, c’est SHITSUKE.


Résumons pour les amateurs de japonais :

– Seiri (Supprimer l’inutile)

– Seiton (Ranger)

– Seiso (Nettoyer)

– Seiketsu (Standardiser)

– Shitsuke (Maintenir et évoluer)

    5 S magiques qui feront de votre espace de travail un endroit zen et productif.

    En lisant cet article, vous venez de découvrir la célèbre méthode 5S utilisée dans l’industrie depuis des décennies. Et non, je n’ai rien inventé. des milliers de gens l’utilisent alors pourquoi pas vous ?  Cette méthode est applicable autant dans une usine qu’à votre bureau, à la maison, dans votre voiture…. Alors n’hésitez pas à vous lancer !