Vivre, c’est apprendre, changer d’emploi signifie se familiariser. Très peu d’emplois peuvent se passer de nouvelles connaissances : nouveaux équipements, mises à jour de logiciels, changements de service ou même d’entreprise. Les nouveaux et les anciens employés sont confrontés à des changements de personnel, ce qui est à la fois passionnant et stimulant. Il faut du temps pour que l’équipe se réorganise et pour que les processus fonctionnent bien. Voici les questions qui peuvent se poser entre collègues lorsque des changements se produisent.

Quand s’occupe-t-on de la familiarisation ?

Tous les nouveaux employés de l’entreprise doivent être informés le plus rapidement possible. Les premières semaines sont consacrées à s’orienter dans les bâtiments de l’entreprise, la structure informatique et l’équipe. Les questions sont posées et les conseils donnés par la personne de contact. Les attentes sont généralement similaires, car le lieu de travail nouvellement occupé doit fonctionner efficacement et les tâches ainsi que la formation doivent être correctement remplies.

  • Un salarié change d’entreprise

La relation entre l’entreprise et le salarié ne correspond pas toujours. Les motifs de résiliation peuvent être nombreux et variés et, selon le poste occupé au sein de l’entreprise, peuvent déclencher une catastrophe. Avec une culture d’entreprise neutre et une mauvaise ambiance de travail, un adieu réussi pour toutes les parties est inévitable.

Le changement fréquent d’un salarié est l’un des cas les plus difficiles. La documentation de vos procédures opérationnelles aide chaque nouvel employé à se familiariser avec le processus et à travailler indépendamment de toute personne. Élaborez avec vos employés une ligne directrice qui peut être poursuivie sous forme de plan de familiarisation. Une liste de contrôle des tâches courantes et des conseils pour la journée de travail pendant la période d’essai aideront votre nouvel employé à se familiariser. Un effet secondaire positif, vous enregistrez les processus d’affaires et pouvez introduire des améliorations possibles dans la documentation. Faites attention au travail d’équipe qui se fait rarement comme ça.

  • Retraite, congé parental, maladie : maintien de l’expertise

L’une des erreurs que commettent de nombreux entrepreneurs est de considérer le statu quo comme acquis. L’entreprise est opérationnelle et la main-d’œuvre est bien formée. La connaissance opérationnelle est un atout précieux que vous devez bien protéger. Le retour de la maladie ou de l’absence est difficile pour de nombreux salariés. Avec un plan de réintégration, vous soutenez tous les membres de l’équipe. Si l’on peut planifier le temps qui sépare de la retraite, les changements familiaux et les problèmes de santé des employés peuvent entraîner des problèmes à court terme. Si les stagiaires ont une personne de contact particulière et que cette personne tombe malade : qui peut fournir les informations à sa place ? S’occuper des processus sur le lieu de travail et de la bonne intégration des nouveaux employés. Le changement sera alors moins déconcertant pour vous.

  • Croissance d’une entreprise et formation de nouveaux employés

Si vous et votre employé êtes suffisants pour une journée de travail, la journée de travail de demain sera trop courte, votre entreprise se développera. De nouveaux collègues doivent être engagés sans avoir à consacrer le peu de temps disponible à la formation aux commandes des clients. Qui est apte à occuper des postes de direction ? Développer les employés à temps avec l’aide de coaching Kata.

Familiarisation des nouveaux employés : pourquoi un plan de familiarisation en vaut-il la peine ?

Une entreprise possède un modèle, des processus commerciaux et certaines tâches. Cela signifie que vous savez ce que vous faites, ce que vous offrez et comment le processus est réglementé. Ce sont les tâches qu’un nouveau salarié doit apprendre chaque jour de sa période d’essai dans le cadre de la formation d’accueil. Avec un plan et éventuellement des listes de contrôle, cela est généralement plus facile qu’avec des informations accessoires. Pendant la période d’essai, votre équipe peut montrer ce dont elle est capable et ainsi impliquer de nouveaux collègues dès le début sans les surcharger. Le retour d’information direct montre au nouvel employé s’il travaille correctement ou s’il peut éviter les erreurs à l’avenir. En outre, il est toujours utile de documenter les processus standard de l’entreprise de manière précise et détaillée. De cette façon, les problèmes sont détectés plus rapidement et peuvent être améliorés. Tout cela relève de la gestion des processus, qui offre de grands avantages même dans les petites entreprises.

Si vous travaillez avec des listes de contrôle élaborées, les nouveaux collègues peuvent commencer à être motivés dès le premier jour et sont motivés par des succès rapides. La journée de travail est moins dominée par la recherche d’informations, mais plutôt par les instructions de travail et les conseils judicieux des collègues de longue date.

Les employés occupant des postes spéciaux, en particulier, possèdent une immense richesse d’expérience et de connaissances qui devraient être transmises tôt ou tard. Cela inclut certains contacts par courrier électronique de partenaires importants ou les inconvénients de certains articles. Si vous encouragez vos employés à consigner leurs expériences par écrit et à les tenir à disposition, ces connaissances peuvent être transmises. L’objectif est toujours de garantir la connaissance afin que l’entreprise puisse continuer à exister dans le futur. Ce précieux retour d’information peut également être une motivation pour vos employés plus âgés, leur travail est valorisé et doit durer. Vos objectifs en matière de changement d’employés peuvent aller d’un changement de génération en douceur à une restructuration du poste vacant. Maintenez l’appréciation des anciens et des nouveaux employés et saisissez l’occasion de préserver l’avenir de votre entreprise.

Conseils pour se familiariser

D’une part, vous devriez être intéressé par la préservation de l’expertise de vos employés. Ceci est réalisé par la documentation et l’intégration dans les processus. Chaque emploi est différent, chaque employé est différent, parfois l’ambiance est bonne un jour, mais pas le lendemain. Si vous connaissez vos employés, vous pouvez ensemble garantir la richesse de l’expérience de l’entreprise. Vous devriez toujours exprimer votre appréciation et récompenser vos efforts.

Lorsqu’un changement est annoncé, il faut parfois faire preuve de tact et de sensibilité. Personne ne veut se sentir remplacer ou croire que son propre travail est facilement transférable. Il vous appartient ici de mettre l’accent sur la reconnaissance et l’implication dans l’entreprise et de faire ressortir les aspects positifs. Travailler sur des changements les rend souvent plus faciles, qu’il s’agisse d’un nouvel ajout à l’équipe, d’un changement technique ou d’une nouvelle division.

L’intégration du nouveau collègue doit être basée, entre autres, sur ses besoins et doit faire l’objet d’une discussion claire. Si un nouveau salarié souhaite recevoir des informations à l’avance, de préférence par courrier électronique, il doit fournir des documents écrits. D’autres font référence à la sécurité d’une personne de contact personnelle ou à une liste de contrôle pour accomplir les tâches. Comme d’habitude, il n’y a pas de remède miracle dans les relations interpersonnelles. Discutez dès le début avec les employés qui partent, votre équipe et les candidats de ce que pourrait être l’orientation idéale. La période d’essai est là pour se familiariser, faire connaissance et aussi pour faire des erreurs. Mieux vous intégrerez votre nouvel employé et lui apporterez votre aide, plus vite il pourra travailler de manière autonome. Vérifiez vos propres attentes pour la période d’intégration et, en fonction du secteur d’activité et du candidat, fixez-les à un bon niveau.