“C’est à la fin du combat qu’on connaît le vainqueur”

Il en va de même avec les réunions: on ne sait jamais si elles seront une réussite ou un échec. Ce n’est pas le premier et ne sera pas le dernier article qui va aborder comment les organiser et maximiser leurs bénéfices.
Que vous ayez suivi tout ou parti des conseils préconisés dans mes articles précédents (Organiser une réunion 1, Organiser une réunion 2, Théorie d’une réunion ratée), une réunion ne peut être réussi sans une participation pertinente de tous. Vous n’êtes pas le seul paramètre déterminant son succès, votre équipe joue un rôle encore plus important.

 1. Choisir une heure adaptée

L’horaire d’une réunion est capitale pour que les participants soient pleinement concentrés sur les objectifs du jour. Certains moments de la journée sont à éviter :
– Juste après manger : tous seront assommés par leur repas. L’heure de la sieste n’est pas la meilleure. Il vous faudra être très original dans son format pour dynamiser la réunion.
– Fin de journée: les participants auront les yeux rivés sur leur montre avec comme réflexion : “J’espère qu’on ne va pas déborder…” Certains doivent récupérer leurs enfants à l’école, chez la nounou; d’autres participer à un entraînement de sport ou organiser une animation pour leur association. Si vous n’avez pas d’obligations ce soir, respectez la vie de vos collaborateurs et ils seront concentrés.
– Horaires critiques: il est possible que certaines activités, organisations d’une entreprise rendent certains moments de la journée très peu propices aux réunions. Choisissez les horaires en fonction du rythme de votre service/entreprise.

2. Réveillez les consciences

Lorsque l’on est amené à organiser fréquemment des réunions avec les mêmes participants, une routine s’installe. La routine aboutit toujours à une apathie et une absence complète d’animation et donc d’innovation. La seule solution est de provoquer un électrochoc afin de capter les consciences endormies. Réveillez-les, bousculez votre équipe.
Avant de sortir votre Taser ou votre boîte à claques, je vais préciser mon propos. Par bousculez-les, j’entends par là surprenez-les, déconcertez-les. Utilisez votre originalité !
Variez les formats : réunion debout, sur le terrain et plus forcément dans une salle de réunion, à l’extérieur de l’entreprise…
Variez les introductions :
– Chacun dit ou écrit au tableau ce qu’il pense que le groupe réuni a comme points forts et points faibles.
– donnez le coût de la réunion. Des applications mobiles existent pour vous aider à le calculer rapidement.
– diffusez une courte vidéo inspirante ou comique en lien avec la problématique du jour.
Jouez :
– selon les groupes, proposez un jeu rapide pour déterminer les rôles de chacun : animateur, rapporteur…
– celui qui parle doit posséder une peluche-symbole puis l’envoie au prochain à prendre la parole.
Vous n’avez ici qu’une courte liste, à vous de la faire grandir !

3. L’humour comme arme

Le meilleur moyen de tenir tout le monde alerte (réveillé?) est de savamment doser le ton humoristique de sa réunion. Ici, c’est assez sensible. En effet, ne vous forcez pas à faire des blagues hors contexte, si vous souhaitez faire du stand-up attendez le week-end. Ne transformez pas non plu votre réunion en un concours de blagues au risque de perdre tout efficacité en focalisant les esprits de tous vers la recherche d’un bon calembour.
L’humour, employé correctement, permet de dynamiser une réunion et d’aiguiser les cerveaux présents dans la salle. Entretenez un aspect conviviale mais respectueux, détendu mais concentré. Ce n’est pas simple mais terriblement efficace.