Mettre en œuvre une politique des frais est un élément incontournable, peu importe la taille d’une entreprise. Elle est d’une grande utilité aussi bien pour le salarié qui doit recevoir le remboursement des frais professionnels que pour celui qui est chargé de faire une validation des notes de frais.

De ce fait, la politique des frais professionnels a pour but : de rendre fluide et transparente la procédure de gestion des dépenses de l’entreprise ; de faire un contrôle des dépenses faites lors des voyages d’affaires ; d’assurer le confort et la sécurité des salariés partis en mission et se positionne comme une référence en cas de conflit concernant un remboursement. Il faut noter qu’il n’y a, en aucun cas une politique de frais professionnelle ou un modèle standard qui s’applique à toutes les entreprises ; c’est la raison pour laquelle il vous revient de créer celle qui correspond à votre entreprise.

La politique des frais professionnels

Comme vous le savez, gérer les frais professionnels est une activité assez complexe, surtout si elle ne se fait pas à l’aide des applications numériques d’aujourd’hui. Il est alors fastidieux pour les entreprises de mettre en place et de faire suivre les règles en ce qui concerne les frais professionnels. Pour une mise en œuvre efficace de votre politique de frais professionnels, il faut :

Sensibiliser les collaborateurs à la gestion des frais professionnels

Pour commencer, c’est quoi une note de frais ? Il s’agit d’une charge engagée pour une raison professionnelle, qu’un salarié avance et que l’employeur se charge de rembourser. Ceci tous les employés en ont conscience.

Mais comment ça marche du point de vue des entreprises ? Comment est-ce qu’un employeur arrive à récupérer toutes ces frais dépensés ? Comment devra-t-il les déclarer ? Et combien tous ces frais lui coutent réellement ? Et comment font les services de comptabilité et de ressources humaines face à tout ça ? La gestion des notes de frais implique quoi exactement ? Quels sont les travaux à réaliser correspondants ? Quel est le temps nécessaire pour tout ça ? Pour finir, que risque le salarié et l’employeur s’il y’a fraude ?

Il est évident que tous les salariés n’ont pas automatiquement toutes les réponses à ces différentes interrogations. Ainsi, aborder le sujet des frais professionnels avec les collaborateurs et avoir une approche de sensibilisation qui offre à ces deniers la possibilité d’avoir une idée à ce propos, de toutes les implications d’une gestion des frais professionnels et d’avoir facilement conscience de leur responsabilité face à cette situation. De plus, la sensibilisation du personnel permet aussi de réduire le risque de fraude et d’erreur.

Mise en place d’une « charte » des frais professionnels pour les salariés

Entre la situation de l’entreprise, ce que stipulent les conventions collectives et ce que la loi déclare, il s’avère compliqué pour un employé de connaître exactement quelles sont les limites en ce qui concerne toutes les dépenses professionnelles et le remboursement des notes de frais. Afin d’éclaircir la situation, il peut être judicieux de mettre un document à disposition pour expliquer, définir et résumer toutes les différentes limites.

De quoi est constituée une politique de frais professionnels ?

Tout ce que vous jugez comme informations utiles et toutes les règles qui doivent figurer dans votre politique de frais professionnels. Qu’est-ce que qu’il est possible d’y intégrer et où commencer ?

Déterminer les règles

A l’intérieur du document, il est possible de faire un résumer sur les devoirs et les droits des salariés par exemple, d’y apporter des explications sur ce que la loi stipule à propos des frais professionnels : modalités et barème de remboursement, justificatifs. Le cas échéant, il est important de penser aussi à définir les spécificités qui s’appliquent à votre établissement à travers ce que dit la convention collective à la laquelle l’entreprise est soumise ou aux accords de l’entreprise. Pour finir, il vous est possible de renseigner les budgets adaptés pour tout type de dépenses et définir les plafonds de remboursement.

Prodiguer des conseils

Même si le document de votre politique de frais professionnel peut être contraignant, il faudra aussi veiller à ce qu’il soit bienveillant. De ce fait, pour faire en sorte que ce document soit d’une grande utilité et soit bien réceptif, il ne suffit pas de faire juste une liste des règles auxquelles les employés doivent conformer. Prodiguez des conseils, dressez une liste des prestataires de services de confiance, octroyez des adresses fiables, présentant un bon rapport qualité-prix afin de mieux se loger, ou alors déguster un délicieux repas. Offrez à vos salariés la liste de tous les partenaires avec lesquels vous avez fait des négociations sur les tarifs.

Les limites de la politique des frais professionnels

Certains des employés ne pourront pas suivre à la lettre vos consignes. Ainsi, selon le lieu et la situation où ils seront en déplacement, ils n’auront pas forcément la solution qui se plie aux limites et règles budgétaires fixés.