Le Lean Management ne travaille pas seulement dans la production pure, il est également appliqué dans le bureau : Lean Office. Dans cet article, on va vous montrer ce que signifie le Lean Office, où il peut être appliqué dans votre entreprise et quels succès peuvent être obtenus grâce à lui.

A. Stress au bureau

Le scénario suivant vous est-il familier ? D’innombrables e-mails auxquels il faut répondre ou des piles de documents qui s’entassent et ne tiennent pas sur votre bureau. Et d’abord l’entrepôt, pas de vue d’ensemble et un lieu d’horreur avec des piles et des armoires débordantes. Mais selon la devise « seul un génie maîtrise le chaos », vous trouverez exactement votre produit après de longs temps de recherche. Vos stocks, doivent-ils augmenter à un point tel que vous ne savez plus par où commencer ? Ne serait-il pas plus facile de traiter rapidement les dossiers et de ne pas les laisser longtemps sur votre bureau ? Ce serait un soulagement si l’entrepôt était clairement aménagé pour que votre employé puisse aller chercher des produits dans l’entrepôt et que cela ne reste pas une affaire pour le patron. C’est sûr, mais comment doit-on structurer l’entrepôt, comment doit-on contrôler sa paperasserie ? Si les affaires simples et quotidiennes n’étaient pas prioritaires, vous auriez certainement dû vous occuper de toute cette paperasserie. Par le biais de tâches et de procédures non coordonnées, vous perdez du temps en recherches et ne vous souciez pas de vos tâches principales. Le travail s’arrête, les heures supplémentaires et les longues nuits d’attente et vous avez toujours l’impression de ne pas pouvoir suivre. De nombreux entrepreneurs de votre secteur pensent de même. Mais pensez à ce qui serait possible et à la nervosité que vous pourriez économiser si tout le monde avait une vue d’ensemble dans l’entrepôt. Ou bien vous n’auriez pas à voyager 3 jours pour répondre à vos e-mails.

B. Lean Office : qu’est-ce qui se cache derrière ?

Lean Office est synonyme de mise en œuvre d’instruments Lean dans votre organisation, ou plus précisément, d’organisation significative de l’information. Ainsi, le Lean Office, tout comme le Lean Management, vise à rendre les processus plus efficaces et à minimiser le gaspillage. L’objectif est d’augmenter la productivité, d’identifier les points faibles et d’optimiser l’administration des processus, les clients paient pour vos performances, pas pour la gestion du chaos. Tout comme le Lean Production, mais au bureau. Vous trouverez de nombreux articles sur la façon de mettre en œuvre le Lean Management dans votre entreprise. La situation actuelle vous déprime, mais peut-être pas. Tout a fonctionné jusqu’à présent, peut-être depuis plusieurs générations, et maintenant les clients sont plus difficiles, le marché, la concurrence. L’adaptation est le plus grand défi et la plus grande menace pour de nombreuses entreprises aujourd’hui. Les informations provenant d’un site web ou d’un séminaire des chambres ne rendent pas justice à toutes les entreprises et laissent rapidement les entreprises sur le carreau. Néanmoins, vous pourriez vous demander s’il ne serait pas judicieux de vous adapter à l’époque et d’examiner honnêtement votre propre viabilité économique. Ensuite, on voudrait vous donner quelques exemples pour illustrer comment les déchets se produisent sans que vous en ayez conscience. Les Lean Games peuvent vous aider à apprendre de nouvelles méthodes de manière ludique.

C. Le Top 8 du jeune également au bureau

1. Réduire les stocks

Les stocks ne sont pas seulement des produits dans l’entrepôt dont vous avez besoin pour votre production. Non, les actions sont aussi des courriels. Des courriels sans réponse qui attendent et attendent d’être traités. La solution dans le Lean Office serait de ne pas laisser l’inventaire devenir trop important. Vous devez donc former vos employés à transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.

2. Les déplacements inutiles

Vous recevez un courrier électronique, vous ne comprenez pas le contexte ou vous avez une question à ce sujet. Et maintenant, la question se pose : doit-on demander par écrit ou est-ce suffisant pour clarifier mon problème au téléphone et éviter ainsi des déplacements inutiles ? Autre exemple : l’emballage d’un produit n’est pas stocké dans le magasin, mais dans l’entrepôt par manque de place. Comme ce produit est souvent vendu, vous courez à l’entrepôt situé à 200 m de là environ 10 fois par jour pour récupérer les emballages. Cela vous coûte du temps, à vous et à vos clients. Ne serait-il pas plus logique de stocker l’emballage d’un produit qui n’est pas vendu tous les jours ? Vous pourriez plutôt stocker l’emballage du produit fréquemment demandé directement dans le magasin.

3. La surproduction

Vous recevrez un e-mail. Mais vous ne serez pas le seul à recevoir ce courrier électronique, 10 autres collègues aussi. Vous regardez donc tous ces courriers électroniques, bien qu’ils ne vous aient été adressés qu’à vous. Cela vous coûte des ressources en temps et vos employés n’en retirent aucune valeur ajoutée.

4. Temps d’attente et de repos

On peut reprendre ici l’exemple de la grande quantité de courriels, qui ont bien sûr un temps d’inactivité élevé. Si vous traitez directement le courrier électronique et le marquez d’un symbole d’importance, il sera également traité plus rapidement. Les étapes suivantes peuvent être exécutées plus rapidement.

5. Les transports inutiles

Ils attendent une lettre. Toutefois, cette lettre ne vous parvient pas directement, mais passe par différentes étapes : via la secrétaire au chef principal, puis du chef principal au chef de l’administration et seulement ensuite à la secrétaire et à vous. Pourquoi tant de lourdeur ? Ces mesures, sont-elles vraiment nécessaires ? Coordonnez vos procédures afin qu’une simple lettre ne doive pas passer par cinq étapes avant d’arriver au bon endroit. 

6. Surtraitement : mauvaises procédures et mauvais processus

Vérifiez la valeur ajoutée de vos processus : demandez-vous si votre processus contribue à la création de valeur ou non. Que paie le client et qu’attend-il à juste titre de vous ?

7. La mise au rebut et le retraitement

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises travaillent à la numérisation de leurs processus. Mais de temps en temps, il faut imprimer des documents. Vous l’imprimez, vous découvrez une erreur et vous l’imprimez à nouveau. Malheureusement, cette fois, la mise en page ne convient plus, alors vous l’imprimez à nouveau. Heureusement, cette fois-ci, il est exempt d’erreurs. Les deux exemplaires précédents se retrouvent à la poubelle, ce qui représente un véritable gaspillage de papier, d’encre et de temps de travail.

8. Les talents et compétences non utilisés

La formation continue de vos employés stagne-t-elle et les tâches deviennent-elles une routine ennuyeuse ? Encouragez vos employés et développez leurs talents afin de maintenir l’atmosphère de travail et la motivation au bureau à un niveau élevé. Comme vous avez pu le constater, le Lean Management ne s’applique pas seulement à la production, mais aussi au bureau Lean Office.

D. Comment mettre en œuvre le Lean Office ?

Certains points vous sont certainement familiers et vous ennuient, mais la mise en œuvre vous paraît encore difficile. Par conséquent, commencez par de petites étapes et essayez de diviser votre travail afin d’obtenir une meilleure vue d’ensemble. Le Lean Office ne peut pas être mis en place en quelques heures, cela peut prendre des semaines ou des mois. Elle nécessite une certaine standardisation et une nouvelle administration des différentes tâches. Il se peut que vous deviez restructurer des domaines de tâches et des emplois entiers avant d’obtenir le succès souhaité du Lean Office. Identifiez vos principales faiblesses et progressez lentement sur le sujet. L’organisation et les méthodes sont adaptées à la chaîne de valeur et établissent un contact avec les besoins du client. Le service est un sujet important en période de pression concurrentielle croissante, mais il doit être pris en compte.

E. Le point de vue de l’organisation depuis l’extérieur

Parcourez les postes des clients avec vos cadres supérieurs, par exemple dans le cadre d’un jeu de rôle, et notez les méthodes qui n’ont pas de valeur ajoutée. Vous serez surpris, le service doit parfois être mis à l’épreuve dans la meilleure opération. Posez-vous toujours la question de savoir quels sont les processus administratifs qui contribuent à la création de valeur et ceux qui n’y contribuent pas. Quels sont les processus qui posent problème et génèrent donc des déchets. Et demandez-vous si vous, en tant que client, seriez prêt à payer pour un processus qui n’apporte aucun avantage au client. Lean Office veille à ce que la qualité, les coûts et le temps soient optimisés dans votre entreprise également. Sortez de votre zone de confort et adoptez de nouveaux modèles et stratégies. Cela en vaut la peine.

F. Avantages et économies de coûts d’un Lean Office réussi

C’est un progrès pour l’entreprise, les employés et toute la culture d’entreprise.

– Lean Office : Fazit

Le Lean Office est une méthode qui permet de structurer le travail de bureau de manière sensée et d’économiser de l’argent. Mettez l’accent sur le service, vérifiez vos processus et alignez vos méthodes de travail sur l’intérêt du client. La méthode des 5 pourquoi, combinée à un diagramme Ishikawa, permet de trouver les causes. Lean Office vous aide à vous concentrer sur l’essentiel et à améliorer vos processus. L’effet secondaire positif : vous aurez plus de place pour les choses importantes au lieu de rester devant le chaos du bureau.