À l’exception des salariés employeurs ou encore des associations ayant opté pour le chèque emploi associatif, la loi oblige tout employeur à tenir un registre de personnel qui retrace les informations sur chacun de ses salariés. Que ce soit une grande entreprise, une PME ou encore TPE, la règle est la même. Au-delà de cet impératif légal, la tenue de ce registre facilite la gestion du personnel.

Le registre du personnel : une obligation légale

À partir du moment où une nouvelle recrue rejoint l’équipe du personnel ou un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit penser à remplir le registre suivi du personnel. Cette obligation de tenue d’un registre découle de la loi et à laquelle tout manquement expose l’entreprise à des sanctions sévères. L’enjeu est d’apporter des éléments d’information clairs, précis, mis à jour et consultables sur les mouvements du personnel. À la lumière des dispositions de la loi sur le règlement général de la protection des données, ces informations doivent être protégées dans les meilleures conditions possibles et doivent être intégrées dans tous les processus de traitement des salariés.

Dans la pratique, il n’y a pas de canevas ou de modèle de registre du personnel, quelques éléments doivent cependant être pris en compte pour permettre un meilleur suivi de personne : nom, prénom, nationalité, emploi occupé, qualification, date d’embauchage, date de débauchage, les événements postérieurs à l’embauche, autorisation de travail, nature du contrat (CDD, CDI, Contrat d’apprentissage, Contrat saisonnier, Contrat de travail à temps partiel, etc.).

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Les cas particuliers

Depuis 2014, les stagiaires doivent figurer dans le même registre que celui des salariés de l’entreprise. Par contre, les informations les concernant doivent être inscrites dans un chapitre à part entière pour éviter les confusions. Le nom du maître de stage, l’établissement d’origine, le département d’accueil sont autant d’informations qu’il faut noter dans le registre. Si un événement survient au cours du stage, l’employeur doit le mentionner. Il faut noter que l’inscription des informations sur le stage est toujours obligatoire même si le stage est de courte durée.

Pour les travailleurs détachés, l’entreprise d’origine doit aviser l’inspection de travail de l’existence de l’intention de détacher le ou les salariés avant d’y procéder réellement. Aussi, l’entreprise destinataire du ou des salariés détachés doit recevoir une copie de cette déclaration détachement. Tout comme l’entreprise d’origine, l’entreprise qui accueille le ou les salariés détachés a l’obligation d’inscrire ce(s) dernier(s) dans son propre registre du personnel.

Devant le registre du personnel, il n’y a pas de discrimination entre salariés et expatriés. Les informations concernant les deux catégories de travailleurs doivent y figurer.

Un outil de suivi aux multiples usages et à long terme

Dans le cadre de la gestion de personnel, le registre du personnel permet de retracer de fil en aiguille le mouvement du personnel et les moindres changements qui peuvent affecter sa situation juridique. En cas de contrôle ou de conflits, ce document peut servir d’outil probatoire pour l’entreprise. Il peut être consulté par les inspecteurs du travail et les représentants du personnel comme le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou les représentants syndicaux.

Quel que soit le logiciel de paie utilisé par l’entreprise, le registre du personnel doit toujours être conservé pendant au moins cinq ans. Ce délai prend effet à partir de la date de départ d’un salarié. Or, comme le même registre contient des informations concernant plusieurs salariés, le registre aura ainsi une durée d’usage prolongée.