Le rapport Pulse of the Profession 2020 du Project Management Institute révèle que 11,4% des investissements des entreprises sont gaspillés en raison de la mauvaise performance du projet. Les organisations d’aujourd’hui doivent découvrir la cause de ces échecs et déterminer ce que les professionnels de la gestion de projet peuvent faire pour aider à surmonter ces défis.

Depuis des décennies, nous essayons d’améliorer le taux de réussite des projets. Une mauvaise planification a été l’une des causes constantes de l’échec. Cela signifie souvent que l’équipe de gestion de projet n’a pas impliqué les parties prenantes dans la planification et n’a donc pas compris la portée du projet. Si vous ne comprenez pas la portée du projet, alors le calendrier et le budget seront irréalistes. Il existe de nombreuses preuves que la planification est un facteur de succès essentiel dans la gestion de projet.

  1. Recueillir les exigences des principales parties prenantes.

Une fois que vous avez créé une charte de projet et identifié les principales parties prenantes du projet, il est essentiel de rassembler les exigences. Vous avez besoin d’une entrée pour générer une sortie. Le processus de planification commence par la collecte des exigences des parties prenantes. Une fois que vous avez ces informations, vous serez en mesure de définir la portée du projet et de déterminer exactement ce que vous devez fournir à vos parties prenantes.

De solides compétences en communication sont essentielles à ce stade du processus de planification. Sans une communication efficace, il est possible de rater des détails importants qui pourraient nuire à la réussite globale du projet.

  1. Définissez la portée du projet.

Demandez-vous : « De quoi l’équipe a-t-elle besoin pour produire ou livrer ? » Et « Quels problèmes les parties prenantes tentent-elles de résoudre ? » Ensuite, travaillez avec vos parties prenantes pour développer une description complète du projet et des produits livrables sous la forme d’un énoncé de la portée du projet. Vous devez avoir une compréhension claire des limites du projet.

Par exemple, si vous créez une application logicielle pour un client, vous devez savoir ce qui sera inclus dans l’application et ce qui ne le sera pas. Qui utilisera l’application ? Que veut-il faire ? Quelles sont les fonctions et caractéristiques essentielles dont il a besoin ?

  1. Créez une structure de répartition du travail.

Décomposez la portée du projet en livrables et groupes de tâches connexes plus petits et plus faciles à gérer, également appelés « lots de travaux ». Cela vous permettra d’affecter des ressources à différentes parties du projet en fonction des compétences nécessaires. La structure de répartition du travail facilite la planification et la coordination, qui sont deux fonctions importantes de la gestion de projet.

  1. Définissez les activités du projet.

Décomposez les lots de travail en une liste d’activités de projet. Considérez ceci comme un plan d’action. Il peut être utile de se demander : « Quelles sont les activités à réaliser pour créer les livrables du projet ? »

  1. Organisez les activités du projet.

Presque tout se passe dans une séquence, mais le truc est de faire autant de choses en parallèle que possible, si vous avez les ressources pour le faire. L’une des principales raisons de l’adoption de méthodologies formelles de gestion de projet est de réduire les délais de mise sur le marché. Dans les industries dynamiques et hyper-compétitives, la capacité de réduire le temps de cycle est un avantage concurrentiel.

  1. Estimez la durée, les coûts et les ressources de l’activité.

Le coût, la durée et les ressources nécessaires pour mener à bien les activités du projet dépendent de la portée du projet. Une estimation correcte est importante pour tout projet, car elle permet de déterminer si le plan est viable, de définir les attentes et de garder les coûts sous contrôle.

  1. Attribuer des ressources aux lots de travaux et aux activités en fonction des compétences et des intérêts.

Les ressources comprennent non seulement la main-d’œuvre, mais aussi les matériaux, l’équipement, l’espace et la technologie. Après avoir identifié les ressources dont vous aurez besoin, Alexis suggère d’identifier le niveau de compétence nécessaire pour chaque activité.

La portée et le niveau de complexité du projet vous aideront à déterminer dans quels domaines vous devez apporter des compétences de haut, de niveau intermédiaire ou d’entrée de gamme. Cette étape vous permet de déterminer la séquence des événements qui doivent avoir lieu. Pour établir un calendrier réaliste, vous devez savoir combien de temps prendra chaque activité, combien coûtera chacune, de quelles ressources (membres de l’équipe) vous aurez besoin, et aussi quand ces ressources sont disponibles (par exemple, vérifiez les horaires de vacances pour éviter des retards imprévus).

  1. Construisez des contingences.

Un plan sans contingence est un mauvais plan. Les projets se déroulent rarement comme prévu, vous devez donc intégrer des plans de sauvegarde. Les contingences peuvent être déterminées en examinant les données historiques pour identifier les risques survenus sur des projets similaires dans le passé.

Par exemple, si un fournisseur sur lequel vous comptez pour livrer un composant clé de votre projet a eu des problèmes de performances dans le passé, cela pourrait avoir un impact sur votre calendrier. Si tel est le cas, un plan d’urgence – tel que l’identification de fournisseurs alternatifs et l’estimation des coûts si ce risque devait se produire – est nécessaire. La clé ici est de prendre en compte les facteurs internes et externes qui peuvent avoir un impact sur les objectifs de votre projet. Il existe de nombreux facteurs extérieurs à l’organisation qui pourraient ajouter des risques au projet, notamment l’indice des prix à la consommation, l’économie, les questions gouvernementales (par exemple, les réglementations émergentes) et les actions des concurrents.

Tenez également compte de la culture organisationnelle lors de la formulation de vos éventualités. La culture de l’organisation peut avoir un impact sur certains éléments d’un plan de projet. Par exemple, dans certaines organisations, il est courant de compléter les estimations, tandis que dans d’autres, on s’attend à ce qu’un projet ait des chiffres exacts.

  1. Créez une base de référence pour la mesure du rendement.

Développez une base de référence intégrée portée-calendrier-coût pour le travail du projet, qui servira d’outil de contrôle pour votre projet. Ensuite, comparez l’exécution du projet à votre base de référence pour mesurer et gérer les performances. Ces références peuvent être établies par le biais de rapports d’état dans les applications logicielles de gestion de projet.

La performance doit être mesurée tout au long du cycle de vie du projet. De cette façon, vous pouvez identifier les problèmes et prendre des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard. Il est tout aussi important de mesurer les performances à la fin du projet. Cela vous permet de comparer les résultats réels à leurs références pour évaluer les performances globales et individuelles.

  1. Développer tous les plans subsidiaires.

L’élaboration d’un plan de projet complet et réaliste demande du temps et des efforts. Cependant, la planification peut vous faciliter la vie pendant la phase d’exécution du projet en évitant les mauvaises surprises et les malentendus.

La plupart des plans de projet doivent intégrer les plans subsidiaires suivants :

  • Plan de gestion du périmètre
  • Plan de gestion du calendrier
  • Plan de gestion des coûts
  • Plan de gestion de la qualité
  • Plan de gestion des ressources
  • Plan de gestion des communications
  • Plan de gestion des risques
  • Plan de gestion des achats
  • Plan d’engagement des parties prenantes
  • Plan de gestion des exigences
  • Plan de gestion du changement
  • Plan de gestion de la configuration
  1. Documentez tout.

Documentez un plan de projet qui décrit la portée, le calendrier et le coût du projet. En règle générale, les plans doivent couvrir la gestion des coûts, la gestion de la qualité, la gestion des ressources, la gestion de la communication, la gestion des risques, les processus d’approvisionnement, ainsi que l’engagement continu des parties prenantes (c’est-à-dire comment impliquer continuellement les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet).

  1. Construisez une base de connaissances.

Certaines organisations ont une culture d’apprentissage où les chefs de projet doivent documenter et partager leurs plans. Cela peut être un moyen précieux d’apprendre des erreurs et des succès des autres. Dans d’autres entreprises où ces connaissances historiques ne sont pas documentées, cela peut être plus difficile et il peut être nécessaire de contacter directement d’autres chefs de projet pour obtenir des informations.