Je souhaite aujourd’hui partager avec vous une astuce qui permet d’automatiser certaines actions entre votre compte Gmail et votre compte Evernote. Bien entendu, après tous les articles qui présentent les avantages d’Evernote, vous avez créé un compte et êtes devenu un utilisateur chevronné

Au passage, je ne touche aucune commission, rétro-commission ou bakchich suite à mes articles sur Evernote. Leur directeur financier ne réalise aucun virement à chaque fin de mois vers mon compte bancaire au Panama…

Bref, les techniques du jour vont vous permettre de transférer vos mails avec leurs pièces-jointes vers Evernote et peu importe que vous utilisiez ou non un compte payant. En 1 clic, vous allez pouvoir transférer, sauvegarder et classer un mail depuis votre boîte de réception jusqu’à Evernote.

J’ai choisi de faire ma démonstration avec Gmail mais sachez que cela fonctionne avec la plupart des boîtes mails.

Zapier vs IFTTT ?

J’espère que vous connaissez IFTTT (If This Than That), cette plateforme qui permet de lier vos outils numériques entre eux afin d’automatiser certaines tâches. IFTTT est très connu, beaucoup plus que Zapier… Pourtant, mon choix c’est porté sur Zapier, mais pourquoi ? tout simplement parce que IFTTT ne permet pas d’importer les pièces jointes de vos mails vers une note Evernote mais uniquement un lien. Zapier en est capable et ça sauve des vies…au moins la mienne

Comment faire ?

Commencez par créer un compte sur Zapier. Une fois cette étape réalisée, on va s’attaquer aux choses sérieuses.

Nous allons construire ensemble notre première règle. Par exemple : je souhaite envoyer mes factures numériques reçues sur Gmail vers Evernote et les classer directement. Je veux donc créer une note dont le titre est l’objet du mail, avec le tag “Factures” et classée dans mon carnet de notes “Archives”. Cette note comprendra le nom et le mail de l’expéditeur, la date de réception du mail ainsi que ce qu’il contient (texte + pièces jointes).

En appuyant ici, on crée une nouvelle règle :

Nous pouvons saisir quel service nous souhaitons utiliser; ici Gmail :

Nous voulons déclencher l’action à chaque fois qu’on assigne un label à un mail. On choisit donc “New Labeled Email” :

Choisissons ensuite d’utiliser notre compte Gmail. Lisez bien les autorisations que vous donnez à Zapier… (celui-ci aura accès à vos données !).

Zapier nous propose alors de choisir quel libellé précis déclenchera la règle. Une liste défilante nous permet de choisir parmi la liste de nos libellés déjà existants (Attention : ce label doit donc déjà avoir été créé dans Gmail !). Nous choisissons le label “Factures”

On pourrait traduire tout ce que l’on vient de faire par “A chaque fois que j’applique un label “Factures” à un mail dans Gmail, je…”. Ne nous reste plus qu’à définir ce qu’il se passe dans Evernote.

On choisit donc le service Evernote

Nous devons alors autoriser l’accès à Evernote et choisir de créer une note à chaque fois que la règle est déclenchée (“Create a Note”).

Nous allons maintenant définir comment créer la note à partir de notre email au label “Factures”. Pour ce faire, Zapier propose de choisir parmi nos carnets de notes, tag… déjà existants ! Vous devez donc d’abord créer dans Evernote les éléments que vous souhaitez utiliser. Zapier nous donne aussi la possibilité de choisir les éléments de nos emails à sauvegarder.

En remplissant ainsi les champs,

  1. NoteBook : je choisis le carnet de notes associé, “Archives”
  2. Title : nous pouvons définir le titre de la note. Ici, nous prenons l’Objet de l’email
  3. Content : nous pouvons créer le corps de la note. Ici, nous souhaitons garder le nom et l’adresse mail de l’auteur ainsi que la date et l’heure à laquelle il a était envoyé. Bien sûr, on conserve aussi le message.
  4. Tags : On peut taguer notre note. Pour nous ce sera : “Factures”
  5. Attachment : Important, si vous ne choisissez pas “All Attachments”, vous ne conserverez pas les pièces jointes de votre message !

Voilà, à partir de maintenant, à chaque fois que nous libellerons un mail “Factures”, nous créerons une note déjà classée et taguée sur notre compte Evernote. Zapier rafraîchissant nos règles toutes les 15 minutes, cela peut donc prendre quelques minutes à chaque fois.

J’utilise ce type de règles afin d’automatiser le classement et la sauvegarde de mes factures, documents liés à mon épargne, mes assurances… Ce qui est magique, c’est que cela fonctionne même avec un compte Evernote gratuit !