Alors que les chefs de projet sont chargés de superviser un projet de la conception à l’achèvement, on peut soutenir que certains de leurs travaux les plus importants ont lieu avant le début de la première tâche du projet : pendant la phase de planification.

Entre le plan du projet et de ses nombreuses filiales (telles que le plan d’engagement des parties prenantes, plan de gestion de la communication et plan de gestion des risques), les gestionnaires de projet passent énormément de temps à déterminer ce que le projet ressemblera et comment ils seront effectués.

Mais que se passe-t-il si un aspect du plan doit être ajusté en raison de complications imprévues ? Il s’avère qu’il existe également un plan pour cela : le plan de gestion du changement.

L’environnement de gestion de projet est complexe et dynamique, et la complexité environnementale est fonction du nombre d’acteurs impliqués dans un projet. La réussite d’un projet consiste à répondre aux exigences des parties prenantes, et avoir un plan de gestion du changement est un excellent moyen de contrôler tous ces aspects.

Ci-dessous, nous définissons ce qu’est un plan de gestion du changement et décrivons les étapes clés que vous pouvez suivre pour en créer un pour votre projet.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion du changement ?

Dans le monde de la gestion de projet, le changement fait référence aux ajustements qui ont un impact sur un projet tel qu’il a été initialement décrit. Cela peut inclure des changements dans le budget et le calendrier du projet aux changements dans les parties prenantes, l’allocation des ressources, la chaîne d’approvisionnement, les tâches individuelles et même la portée et l’objectif globaux du projet. Ces types de facteurs entrent généralement en jeu pendant les phases d’exécution, de surveillance et de contrôle d’un projet.

Un plan de gestion du changement est un document écrit qui décrit en détail comment l’équipe de projet gérera ces facteurs si et quand ils se produisent. Il s’agit d’un plan subsidiaire, généralement créé en même temps que le plan de projet principal. Ce document décrit :

  • Les processus de l’équipe projet pour mettre en œuvre une modification du projet
  • Quand des changements peuvent et doivent être apportés
  • Les outils et techniques nécessaires pour mettre en œuvre le changement

En d’autres termes, un plan de gestion du changement indique aux parties prenantes comment les demandes de changement seront gérées et contrôlées tout au long du cycle de vie du projet.

Développez une compréhension claire de l’objectif commercial.

La première étape dans la création d’un plan de gestion du changement est de s’assurer que vous comprenez l’analyse de rentabilisation derrière le projet.  La gestion du changement consiste à gérer les contributions de diverses personnes. Cela signifie que vous devez développer une compréhension claire de l’objectif commercial exprimé par les parties prenantes.

L’objectif commercial doit informer chaque décision que vous prenez, y compris la méthodologie qui guide votre façon de penser et de hiérarchiser les demandes de changement. Par conséquent, il est essentiel d’avoir une bonne compréhension de l’analyse de rentabilisation. Sans cela, il sera extrêmement difficile de créer à la fois votre plan de projet global et votre plan de gestion du changement.

Identifiez les parties prenantes.

Avec l’analyse de rentabilisation à l’esprit, l’étape suivante du processus consiste à identifier toutes les parties prenantes d’un projet. Cela vous permettra de comprendre les différentes personnes qui seront impliquées dans le pilotage du projet, ainsi que celles qui pourraient vous approcher avec des demandes de changement auxquelles il faut répondre.

Comprendre les rôles, les responsabilités, les personnalités et les motivations individuelles de chaque partie prenante vous permettra également de mieux hiérarchiser les demandes de changement à l’avenir.

C’est quelque chose qui se fait généralement au début du projet, mais lorsque vous développez un plan de gestion du changement, c’est le bon moment pour jeter un œil à l’analyse des parties prenantes.

Dans de nombreux cas, vous constaterez que ces informations existent dans le plan d’engagement des parties prenantes, qui sera souvent généré avant, ou en tandem avec, le plan de gestion du changement. En fonction de la taille de l’équipe de projet et de votre rôle unique, vous pouvez être responsable de la génération des deux documents vous-même, ou vous pouvez constater qu’une autre personne est responsable de la tâche.

Clarifiez la portée.

Lorsque nous parlons de changement, ce dont nous parlons, ce sont des changements dans la portée du projet ou dans le processus de livraison du projet. Dans cet esprit, il est important de clarifier la portée du projet avant d’aller de l’avant. La portée aura un impact sur tout, du budget et du calendrier aux tâches individuelles qui doivent être effectuées pour livrer le projet, il est donc essentiel d’avoir une image claire de ce que cela implique le plus tôt possible. Cela permettra à toutes les personnes impliquées dans le projet de comprendre comment diverses demandes de changement peuvent avoir un impact sur le travail au fur et à mesure de son déroulement.

Il est essentiel que le gestionnaire de projet évite à tout moment une dérive de la portée, à la fois dans la phase de planification du projet, ainsi que dans la livraison et la mise en œuvre réelles. Comprendre ce qui entre et ne relève pas de la portée du projet donne au chef de projet quelque chose par rapport auquel il peut mesurer les demandes de changement.

Documentez l’objectif du système de contrôle des modifications.

Qu’un système de contrôle des changements existe déjà au sein de l’organisation ou que vous soyez en train d’en créer un à partir de zéro, Alexis note qu’il est important de documenter l’objectif de ce système.

Cela peut être évident pour de nombreux chefs de projet, mais documenter l’objectif du système de contrôle du changement au sein de l’organisation rappellera aux parties prenantes, et en particulier aux membres de l’équipe, que la gestion du changement est en fait un processus formel.

Définissez les processus, les outils et les techniques qui seront utilisés pour approuver et rejeter les demandes de changement.

Pour que le système de contrôle et de gestion des modifications fonctionne comme prévu, vous devez disposer d’un processus clair de réception, d’examen, d’acceptation et de rejet des demandes de modification. Ce processus doit être aussi transparent que possible afin que toutes les personnes impliquées dans le projet, y compris l’équipe du projet et les parties prenantes, comprennent comment les demandes de changement sont évaluées. Cette étape devrait inclure des facteurs tels que :

  • Processus : quel processus spécifique est impliqué dans l’évaluation d’une demande de changement ? Une fois qu’une demande de changement est soumise, combien de temps faudra-t-il pour prendre une décision ? Qui sera impliqué dans le processus et qui a le dernier mot sur la demande ?
  • Techniques : Quelles techniques seront utilisées pour évaluer chaque demande de changement et déterminer si elle sera mise en œuvre ou non ? Comment les demandes de changement seront-elles priorisées ?
  • Outils : l’organisation utilise-t-elle un outil particulier pour la gestion de projet ou la gestion du changement ? Si tel est le cas, à quoi ressemble cet outil et comment fonctionne-t-il ? Qui a accès à l’outil ? La documentation existe-t-elle et peut-elle être distribuée ?

C’est également le moment où vous déterminerez qui aura l’autorité finale sur l’approbation ou le rejet des demandes de modification. Pour les petites organisations ou projets, il peut s’agir d’une partie prenante clé ou du chef de projet lui-même, tandis que, pour les organisations ou projets plus importants, il peut s’agir d’un comité de contrôle des changements composé de plusieurs personnes qui discutent de la demande de changement proposée et parviennent à un consensus.

Développer un processus de mise en œuvre du changement.

Une fois le processus d’examen et d’approbation réglé, vous devez également définir un processus de mise en œuvre des demandes de changement approuvées. Voici quelques questions à considérer :

  • Comment le plan de projet sera-t-il ajusté pour tenir compte du changement ?
  • Comment la planification et la gestion des tâches seront-elles ajustées ?
  • Comment allez-vous déterminer qui est informé du changement et vous assurer qu’il dispose de toutes les informations dont il a besoin pour exécuter les tâches qui lui sont assignées ?

Définissez comment les modifications approuvées seront suivies et contrôlées.

Enfin, il est important de suivre toute demande de changement approuvée afin qu’un enregistrement écrit soit disponible et puisse être revu à l’avenir. Cet enregistrement permettra au chef de projet de répondre à toutes les questions qui se posent sur comment et pourquoi un plan de projet peut avoir changé pendant l’exécution. Il peut également s’avérer une ressource inestimable pour la planification de futurs projets.

Un journal des modifications peut être un moyen utile de suivre les modifications apportées à la portée d’origine du projet, explique Alexis. Ce document détaillerait la demande de changement elle-même et le raisonnement derrière sa mise en œuvre, ainsi que son origine et qui l’a demandé.