Les chefs de projet s’appuient sur des méthodologies de gestion de projet fiables pour atteindre les objectifs commerciaux, chacun apportant ses propres règles et cadres.

Bien qu’il puisse être tentant pour un chef de projet de choisir une méthodologie unique comme moyen de rationaliser ses processus, cela n’est généralement pas recommandé ni efficace, car il n’y a pas deux projets identiques.

Une gestion de projet efficace fait partie de l’art et de la science, ce qui oblige les chefs de projet à adapter leur approche aux besoins uniques de leur projet actuel.

Indépendamment de la méthodologie ou du cadre spécifique que vous préférez, il existe plusieurs stratégies que vous pouvez utiliser pour informer et guider votre projet. Ci-dessous, nous examinons ces stratégies plus en détail.

  1. Comprenez ce que signifie le succès pour le projet.

Un chef de projet a de nombreuses responsabilités différentes qui relèvent des différentes phases, ou processus, du cycle de vie d’un projet : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture. C’est à travers chacune de ces phases que le chef de projet conduit un projet de sa conception à sa réalisation.

Le travail du chef de projet est de livrer un projet selon ses critères de réussite. En général, « succès » signifie que le projet est achevé selon le budget (ou en deçà) du budget, dans les délais prévus, dans la portée désignée, et aboutit à des livrables de haute qualité.

Sur la base de ces facteurs, le chef de projet peut ensuite définir les facteurs critiques de succès du projet, c’est-à-dire ce qui doit être bien fait pour que le projet réussisse. Ces facteurs critiques de succès éclaireront les stratégies de gestion de projet les plus efficaces pour votre projet. Une fois ceux-ci identifiés, il suffit de faire correspondre les éléments de la gestion de projet et de les intégrer dans votre plan.

  1. Comprenez les défis et les contraintes qui pourraient avoir un impact sur le succès.

Alors qu’un chef de projet doit comprendre les critères de réussite de son projet, Emerson note qu’il est également important qu’il comprenne tous les défis, risques ou contraintes qui pourraient influencer ses chances de succès.

Quel est le potentiel pour vous gêner ? Il existe de nombreuses contraintes de projet potentielles à prendre en compte et à prendre en compte dans votre plan. Les plus courants sont :

  • Portée : Qu’est-ce qui est exactement (et n’est pas) inclus dans le projet ?
  • Coût : Quel est le budget que le projet doit respecter ?
  • Heure : Quel est le calendrier que vous devez respecter ?
  • Qualité : à quelles attentes le projet doit-il être mesuré ?
  • Satisfaction des parties prenantes : quel est le but ou objectif primordial que le projet doit atteindre pour que le client soit satisfait ?
  • Ressources : Quelles ressources matérielles et humaines sont disponibles pour mener à bien le projet ?
  1. Tournez-vous vers le corpus de connaissances de gestion de pojet.

Une fois que vous avez compris les critères de réussite et les contraintes du projet, il est important de ne pas faire d’hypothèses sur la façon dont le projet devrait se dérouler. Revenez au corpus de connaissances en gestion de projet pour informer votre projet avant d’élaborer votre plan.

Afin d’établir la bonne stratégie de gestion de projet, il est nécessaire que le chef de projet connaisse l’ensemble des connaissances de la gestion de projet, la valeur de chaque pièce, son utilisation prévue et comment l’utiliser.

Ces connaissances comprennent 10 domaines clés, notamment :

  • Portée : les processus nécessaires pour garantir que tout le travail – et uniquement le travail nécessaire pour mener à bien le projet – est inclus dans le plan de projet
  • Temps : processus nécessaires pour gérer l’achèvement en temps opportun du projet
  • Coût : processus impliqués pour planifier, gérer et contrôler les coûts afin que le projet respecte son budget approuvé
  • Risque : processus d’identification, d’analyse, de planification et de gestion des risques sur un projet
  • Ressources humaines : processus qui organisent, gèrent et dirigent l’équipe de projet
  • Gestion des parties prenantes : processus nécessaires pour identifier, analyser et gérer efficacement les parties prenantes et leurs attentes dans les décisions et l’exécution du projet
  • Communications : processus nécessaires pour assurer une communication opportune et appropriée des informations sur le projet
  • Qualité : processus et activités pour garantir que le projet répond aux besoins des raisons pour lesquelles il a été entrepris
  • Achats : processus nécessaires pour acquérir des produits, des services et des résultats en dehors de l’équipe et de l’organisation du projet
  • Intégration : processus et activités à coordonner dans les neuf autres domaines de connaissances

Le chef de projet doit être en mesure d’analyser son projet pour savoir quelles parties de la gestion de projet sont nécessaires pour mettre en œuvre ces facteurs de succès critiques, puis les appliquer de manière à surmonter les défis et répondre aux critères de réussite. Il ou elle doit utiliser ces pièces – et uniquement ces pièces – en élaborant progressivement ce processus tout au long du projet.

  1. Documentez votre processus proposé dans les documents requis.

Armé des connaissances que vous avez acquises jusqu’à présent, vous pouvez commencer à élaborer les documents qui guideront finalement votre projet. Deux des plus importants d’entre eux sont :

  • Un énoncé de la portée du projet, qui fournira une description détaillée des travaux nécessaires pour livrer le projet dans les délais et le budget
  • Un plan de projet, qui est un document formel conçu pour guider l’exécution d’un projet. Ce plan doit inclure des documents auxiliaires, tels que le plan de communication, qui décrit le cycle de communication d’un projet.

On ne peut qu’insister sur l’importance d’élaborer un plan de communication complet, qui peut être facilement ignoré par les nouveaux chefs de projet. Elle décrit une situation dans laquelle une équipe de projet travaille sur plusieurs fuseaux horaires différents, ce qui peut se présenter comme un défi pour une communication efficace.

Dans ce cas, un facteur de succès critique pourrait inclure : « S’assurer que les membres de l’équipe disposent des informations nécessaires pour faire avancer leur travail en établissant et en exécutant une stratégie de communication qui permet à l’équipe de projet d’accéder aux informations en temps opportun ».

Cela deviendrait opérationnalisé dans le plan de communication pour garantir que les informations appropriées sont collectées et distribuées de manière à fournir le niveau d’accès approprié. Un chef de projet peut également envisager de définir des règles de base sur la façon d’utiliser une technologie spécifique, car il est facile que la communication soit mal interprétée lorsqu’elle n’est pas en face à face. Ces règles peuvent être aussi simples que de répondre à un e-mail dans les deux jours ou, si le ton d’un e-mail est dérangeant, de faire un suivi par téléphone.

  1. Restez flexible.

Même après le lancement officiel du projet, il est important de se rappeler qu’un plan de projet n’est pas un document statique. Il doit s’agir d’un document vivant qui, tout en fournissant des garde-corps pour le projet, a également la capacité d’évoluer pour répondre aux besoins émergents du projet.

Les chefs de projet qui réussissent reconnaissent que les stratégies de gestion de projet les plus efficaces changeront tout au long du projet. Il ou elle a besoin de penser continuellement : que se passe-t-il ? De quoi ai-je besoin pour continuer ? Que faut-il faire à ce stade ? Qu’est-ce qui me soutient où me gêne ? Et quels outils, aptitudes ou compétences de gestion de projet m’aideront ? Comment les mettre en œuvre ? Cela nécessite de connaître non seulement les théories de la gestion de projet, mais aussi comment les appliquer.