Les bienfaits des réunions debout

Les bienfaits des réunions debout

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    Ahhh les réunions, tout un programme. C’est le 5ème article que j’écris qui traite de ce sujet. Je pense pouvoir en poster pendant encore plusieurs années tellement il est complexe de réunir plusieurs personnes dans une salle et leur demander de prendre une décision.

    Je vous propose cette semaine une technique qui a déjà fait ses preuves et obtenu beaucoup de retours positifs.

     

     

    Les réunions debout, Kesako ?

    “C’est une réunion durant laquelle les gens sont debout” me direz-vous. Vous avez entièrement raison mais elle ne se résume pas à cela. Elles respectent quelques règles essentielles. En effet, une réunion debout se déroule quotidiennement et généralement en début de journée. On effectue un tour de table (sans table ni chaise bien sûr !). Le chef d’orchestre présente les résultats de la veille avec les 2 ou 3 principaux indicateurs de performances. Puis chacun prend la parole évoquant, si elles existent les problématiques de la veille, ainsi que ses priorités du jour.

    Cette réunion se doit d’être très rapide. Le fait que tous les participants soient debout garantit le respect du timing et une attitude active.

     

    Même si vous devez toujours respecter l’heure et le lieu défini au départ, l’animation peut varier :

    – le chef d’orchestre peut changer chaque jour

    – pour prendre la parole, les participants se lance un objet type peluche, petit coussin ; par contre, évitez de vous balancer le code du travail ou il risque d’y avoir des blessés !

     

    Les atouts des réunions debout

    Le principal atout est d’améliorer la cohésion d’équipe. Ce n’est généralement pas dans ces moments que sont prises les grandes décisions stratégiques ou initiant un projet d’envergure. Par contre, en quelques minutes (5 à 15 min), tous les participants apprennent les projets en cours des uns et des autres, les difficultés rencontrées, les priorités du moment.

     

    Ces réunions permettent l’interaction rapide entre services. “je pense pouvoir t’aider sur cette problématique car je l’ai déjà rencontrée” ; “J’ai un expert sur ce sujet dans mon service, je pense qu’il pourra t’aider”; au passage, je vous invite à lire “Les Experts – Angoulême”.

     

    En 15 minutes maximum, on installe au sein des équipes, de la cohésion, de l’entraide dans un contexte rapide et dynamique.

     

    Les pièges à éviter

    S’éterniser sur un sujet

    Chacun présente sa partie, pas plus. Rien n’empêche de faire une autre réunion avec les personnes concernées. Si on reprend l’exemple au-dessus : celui qui a un problème et celui qui pense avoir la solution, se rencontre dès que possible au sortir de la réunion et voient ensemble comment s’organiser. Si vous avez un peu de temps, calculez le coût de cette réunion et son impact si au lieu de 15 min elle en dure le double.

     

    Annuler la réunion

    Ne jamais annuler ou décaler la réunion. Cela montre à vos équipes que ce n’est plus une priorité.

    Même si les équipes sont débordées faîtes la réunion. Cela aura surement le mérite de clarifier certaines situations ou d’éviter des mauvais décisions prises dans l’urgence.

    Même si le “chef” est en vacances, son suppléant malade etc.… la réunion doit avoir lieu. L’heure et le lieu sont définis, connus de tous et immuables.

     

     

     

    Selon votre structure, votre activité, une telle réunion n’a pas de sens mais dans certains cas, c’est une excellente idée pour amener les équipes à travailler ensemble vers un but commun. Avez-vous pratiqué ce type de réunion ? Quels sont vos retours ?

     

    Article en liens avec le thème “réunion” :

    Organiser une réunion 1

    Organiser une réunion 2

    Théorie d’une réunion ratée

    Réunions : casser la routine

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